3. díl: Plánujeme investici do nové serverovny. Na co bychom si měli dát pozor?
Těší nás, že vás první dva díly poradny zaujaly. Dorazila nám řada dotazů, které ve své firemní praxi řešíte. Jejich nejčastější téma směřovalo k nákupu informačních technologií (IT). Z této oblasti jsme jako příklad vybrali serverovnu. Bez té se ostatně obejde jen málokterá společnost, pokud tedy kompletně nesvěřila svá data a své aplikace cloudovým službám.
Jakkoliv může nákup IT vybavení na první pohled vypadat triviálně, opak je pravdou. Taková investice představuje komplexní nákupní projekt, jehož výsledek má na chod společnosti dlouhodobý dopad. Obsahuje hned několik typů vzájemně propojených položek a služeb. Pokud bychom je měli ve stručnosti vyjmenovat, jde o samotný hardware a software s nezbytnou podporou, implementaci (včetně dodávky a zapojení), následnou podporu ze strany dodavatelů a proškolení vašeho personálu. Než se rozhodnete pro konkrétní produkty a řešení, je třeba toto vše poskládat tak, abyste získali jasnou představu o souvisejících nákladech na období minimálně 5 let.
ZÁKLADEM JE DŮSLEDNÁ PŘÍPRAVA
Klíč k úspěšnému nákupu IT představuje dobře připravená specifikace technických a funkčních požadavků, stejně jako cenová matice poskytující obrázek o budoucích nákladech. Získáte z ní také podklady pro porovnávání nabídek a vyjednávání se zájemci o zakázku. Pro co nejrealističtější data potřebujete znát, jak se která položka nákladově chová v čase. Při plánování pomůže rozdělení nákladů na CAPEX (investiční náklady lze zpravidla účetně odepisovat) a OPEX (provozní náklady směřující do spotřeby tvoří nejobjemnější složku výdajů).
Největší část investice do serverovny připadá na hardware, včetně jeho pravidelného upgradu a případného rozšiřování (například zvyšování kapacity prostoru pro ukládání dat). Ke snížení nákladů může přispět schopnost některých dodavatelů původní „železo“ odkoupit nebo ekologicky zlikvidovat. Ve většině případů je součástí hardwaru a jeho ceny i licence na software. Pokud je třeba ho nakoupit samostatně, případně je nutný jakýkoliv software mimo hardware, zajímejte se u dodavatele o typ licence. Bývá buď perpetuální (vlastníte ji a po zakoupení hradíte už jen poplatky za aktualizace), nebo má formu subskripce. Takovou licenci si „pronajímáte“ na stanovené období a pravidelnými platbami ji prodlužujete. Software vůbec představuje zajímavou kapitolu nákupu IT, ale obsáhleji se jí budeme věnovat někdy příště.
| TIP PRO NÁKUP IT |
| Předem si nastavte jasné podmínky výběrového řízení i jednoznačně strukturovanou cenovou matici, abyste získali realistickou nákladovou předpověď. Také technická specifikace musí být přesná, ovšem zásadně ne tendenčně napsaná „na míru“ konkrétní technologii — samozřejmě pokud to nevyžadují některé technické návaznosti. |
IMPLEMENTACE A SLUŽBY
Co se týče implementace, rozhodně chtějte po dodavateli vědět, jaký rozsah prací vám poskytne a jaké sazby si účtuje za jednotlivé úkony. Budete překvapeni, jak obrovské rozdíly v tom mezi IT společnostmi panují.
Někteří čtenáři se v souvislosti s nákupem IT také ptali, zda platit za tzv. SLA služby (service level agreement) neboli podporu systému, když už si platí podporu hardwaru a softwaru. Odpověď je jednoduchá: platby za podporu zpravidla pokrývají jen základní záruku bez garance rychlé dostupnosti, oprav a monitoringu. Aby serverovna fungovala 24 hodin 7 dnů v týdnu, nastavte si detailní podmínky údržby a řešení problémů právě v SLA. Do nákladových položek nezapomeňte započítat školení.
Bez zohlednění některé z uvedených položek se snadno dostanete do nepříjemné situace. Nejen, že instalovaná serverovna nemusí kapacitně vyhovovat potřebám a tempu růstu společnosti. Její údržba se může ukázat jako nepřiměřeně složitá a nákladná, takže místo usnadnění práce bude firmu zdržovat a vysávat její kasu. A když si s dodavatelem nenastavíte servisní podmínky, výsledkem budou výpadky IT systémů trvající klidně i několik dnů. Proto nepodceňte projektovou fázi nákupu a dokončete jej až v okamžiku, kdy budete mít jasno o všech parametrech.
Předchozí díly:
1. díl: Funkce strategického nákupu
2. díl: Je výhodné nákup outsourcovat?
Poradenství pro firmy připravujeme ve spolupráci se společností Nákupní servis, s. r. o.
Pokud chcete poradit, posílejte své dotazy na adresu redakce nebo na nakupjehra@v-pohode.cz. Nejzajímavější z nich vybereme a zodpovíme.