Sdílená pracovní místa, homeoffice či různé typy úvazků proměnily ve firmách pojetí pracovního režimu prakticky k nepoznání. Dokonce i ve společnostech, kde se tyto možnosti zatím jen nesměle zabydlovaly, urychlila jejich zdomácnění epidemie koronaviru. Zaměstnavatelé proto ve větší míře potřebují sofistikované personální systémy, které svou komplexností dokážou pokrýt celý pracovní cyklus zaměstnance se všemi jeho individuálními potřebami. A to odkudkoliv.
Základem každého HR informačního systému jsou nástroje pro vypsání výběrového řízení, evidenci docházky či výpočet mezd, avšak mnohé systémy obsahují i agendu nadstavbové personalistiky, jako například správu benefitů, hodnocení, vzdělávání, GDPR a třeba i evidenci pracovních pomůcek a BOZP. Personální systémy ale bývají modulární, což znamená, že si každý zaměstnavatel může vybrat přesný rozsah funkcí, které bude potřebovat a využívat. „Velcí zákazníci mívají potřebu v HR systému řešit oblast své organizační struktury a systemizace. Těm, kteří mají vyšší fluktuaci pracovníků může velmi pomoci funkcionalita z oblasti náboru zaměstnanců a organizace výběrových řízení. Mnoho zákazníků také žádá funkcionalitu z oblastí plánování a řízení vzdělávání zaměstnanců a stále žádanější a využívanější je i modul pro hodnocení pracovníků," popisuje Aleš Kostrhoun, obchodní ředitel divize Mzdové a personální systémy ze společnosti Vema a dodává, že mezi specifické požadavky zákazníků z oblasti výroby či zdravotnictví jednoznačně patří funkcionalita pro plánování směn, plánování a evidence výkonů, hodnocení zaměstnanců a návazné rozdělování odměn. Ze zkušeností Ondřeje Kolaříka, ředitele divize Delivery ve společnosti Elanor vyplývá, že v kancelářských oborech je důležité, aby bylo možné zaměstnance zapojit do agendy. „Například jim umožnit spravovat svá osobní data, uzavírat docházku, žádat o dovolenou se schválením nadřízeného, zažádat o cestovní příkaz či si zobrazit výplatní lístek."
Pandemie ukázala, že mnoho věcí může fungovat jinak
Jednou z funkcionalit, kterou zaměstnavatelé po personálních systémech v poslední době požadují, jsou nástroje na elektronizace dat. Mohou tak ušetřit značné množství papíru, čímž se snižují náklady a zároveň šetří i životní prostředí. „Nicméně samotná pandemie odstartovala tlak na vyšší elektronizaci prakticky všech agend. I tam kde bylo dříve nutné podepisovat a obíhat dokumenty fyzicky, je nyní možné celou řadu procesů zcela elektronizovat. Například jde o agendy povyšování, změny platu nebo žádosti o různá potvrzení či dokumenty obecně. Jedním z vrcholů elektronizace je agenda ročního zúčtování daně, kde si zaměstnanec na HR portálu sám vyplní prohlášení poplatníka a zažádá o roční zúčtování, případně o potvrzení přijmu. Přihlásit se může z pohodlí domova a zaměstnancům HR oddělení odpadá administrativa, která je s tím nedílně spojena," pokračuje Ondřej Kolařík.
Mnoho firem také začalo více využívat vzdálenou práci v HR systémech a přesunulo proto svá data a provoz do cloudu. Podle Aleše Kostrhouna se v době, kdy řada zákazníků masivně využívala home office, rovněž významně zvýšila poptávka po správě docházky z mobilních telefonů pomocí speciální aplikace. „Boom jsme zaznamenali rovněž v oblasti poptávek po bezpečném doručování výplatních lístků, buď formou emailu obsahujícího šifrovaný PDF soubor, nebo do mobilní aplikace na chytrém mobilním telefonu," dodává. S podobnými požadavky se setkal i Petr Panec, obchodní ředitel společnosti Oksystem. „Pandemie jenom urychlila otevírání firem vůči novým postupům. Dříve byl HR systém v řadě firem držený uvnitř a uživatelé neměli přístup z domu nebo mobilu, i když to náš systém umožňuje bezpečně již několik let. Tyto překážky byly spíše organizační a umělé. Najednou velmi rychle padly, protože celé firmy pracovaly z domu."
Oslovení odborníci se však shodují na tom, že nezaznamenali vyloženě specifické požadavky zákazníků, související se změnami pracovních režimů, které by se nedokázaly vyřešit vhodným nastavením dosavadní funkcionality. Jedinou výjimku v tomto tvoří legislativní změny, které byly přijaty v souvislosti s pandemií.
(Celý článek naleznete v příštím vydání Technického týdeníku.)