Prokletí open space
Před lety všichni developeři stavěli kancelářské prostory s obrovskými společnými prostory typu open space. Mnozí psychologové si už tehdy ťukali na čelo a varovali před snížením výkonu a zvýšením nemocnosti. Avšak módnost zastřela racionální uvažování. Dodnes se v Praze i jinde dokončují podobné stavby. Vzpomínám si, že když jsem před 5 lety seděl ve skvělém kurzu Manažer facility managementu IFMA, mnozí účastníci kurzu vychvalovali kanceláře open space, které se Českem šířily jako nákaza. Když jsem poukazoval na všestrannou škodlivost konceptu, většina se na mne dívala jako na podivína. Čas ukázal omyl konceptu. Jak to s open space začalo První open space se objevil na přelomu 20. a 30. let minulého století. Open space si pamatujeme z amerických filmů, v nichž byli ve velkých halách za desítkami stolů vidět novináře, policisty, administrativní síly a call centra. V Americe v bývalých továrních halách sloužil open space operátorům call center prvních pojišťovacích ústavů. Přesně tehdy to mělo logické opodstatnění: telefonistky celou pracovní dobu opakovaly do telefonu nabídky pojistek. Na uších měly sluchátka, mluvily do mikrofonu připevněného před ústy. Neslyšely kolem sebe nic – a nikoho nerušily. Co se od open space kanceláří očekávalo ? Při prosazování tohoto pomýleného konceptu v různé době i zemích se očekávalo několik výhod: vedoucí bude mít snadný přehled, kdo je na pracovišti zaměstnanci budou lépe využívat pracovní dobu lidé budou mít k sobě blíže, místo mailování si k sobě doběhnou lidé budou mít větší snahu řešit věci týmově ušetří se náklady na stavbu zděných příček, dveří a lépe se využije prostor dále od oken lidem práce pohromadě vadit nebude, časem si zvyknou. Jaká je realita dneška? Firmy, které sázely na otevřené kancelářské prostory, přiznávají, že tento koncept rychle zastaral. Americký BusinessWeek nedávno napsal o Konci tyranie open space a týdeník New Yorker zveřejnil článek s titulkem Past zvaná open space. Rozeberme si stručně, jak se očekávání tvůrců naplnila: Vedoucí bude mít snadný přehled, kdo je na pracovišti Zajímavé je, že obvykle vedoucí pracovník v open space nesedí, snad jen vedoucí malého oddělení. Je pravda, že na první pohled je patrné, kdo je a kdo není na svém pracovišti. Pokud ale vedoucí umí vytěžovat a motivovat lidi, nepotřebuje mít tento druh vizuální kontroly, zvláště pak, jestliže má přístup do čipového docházkového systému. Zaměstnanci budou lépe vyu žívat pracovní dobu Není tomu tak. Zaměstnanci, sice díky docházkového systému (v recepci či na vrátnici si musíte svou kartou „čipnout“), zůstávají na svém místě v open space, ale více lelkují či brouzdají na internetu. Jejich produktivita obvykle není větší než u pracovníků v oddělených kancelářích. Lidé budou mít k sobě blíže, místo mailov ání si k sobě doběhnou Odborníci spočítali, že mají-li pracovníci k sobě dále než 40 metrů, již k sobě osobně nezajdou, ale posílají si e-maily. Avšak ve firemní kultuře nízké důvěry, kde si lidé vyrábějí alibi na všechno, si posílají maily, i když k sobě mají 5 metrů. A ještě dají šéfa do kopie. Lidé budou mít větší snahu řešit věci týmov ě To byla naivní iluze. Není zvykem, aby se přímo v open space u stolů scházely týmy a v tom mumraji řešily podnikové problémy. Obvykle se scházejí v nějakém odděleném prostoru – v zasedačce či někde jinde. Prostor open space se k týmovým poradám nehodí. Ušetří se náklady na stavbu příček, dveří a lépe se vyu žije prostor dále od oken To je jediný argument, který hraje roli. Avšak řekněme si poctivě – jak velkou? Vždyť každý zaměstnavatel, který chce z lidí dostat výkon a vysokou přidanou hodnotu, udělá všechno proto, aby nevznikly nějaké bariéry a mohl využít celý potenciál pracovníků. Nevím přesně, kolik dělají úspory za vnitřní příčky, možná 15 %? Domnívám se, že peníze za příčky spokojení a motivovaní zaměstnanci rychle přinesou. Na druhé straně ekonomika práce v těchto open kancelářích není bůhví co. Z hlediska produktivity je stejná nebo horší než v uzavřených kancelářích. Nejhorší je přidaná hodnota – v open space prostorech mají lidé méně kreativních či inovačních nápadů než v uzavřených kancelářích. Srovnání počtu nápadů i výkonu si dělali vedoucí pracovníci se stejným týmem, kteří se s celým týmem museli přestěhovat do nových prostor open space. Práce v open space také vede ke zvýšení nemocnosti i fluktuaci introvertů. Ale to téměř nikdo nechce vidět. Tím, že práce v open spacech tolik nevadí výrazným extrovertům, tak si ostatní myslí, že se introverti musejí přizpůsobit. Lidem to vadit nebude, časem si zvyknou To je největší omyl tvůrců. Ti, kteří pracují v kancelářích typu open space jsou nejvíce „stresovaní pracovníci“, trpí poruchami soustředění a uchylují se k lékům na uklidnění nebo naopak k prostředkům na povzbuzení. Často práci, kterou by v pohodě zvládli v rámci své pracovní doby, dodělávají doma v obýváku, protože tam je neruší vůbec nic. Co tedy zbylo z atraktivity open space? Podle průzkumů tři čtvrtiny zaměstnanců v otevřených kancelářích trpí, postrádají soukromí a ticho. Lidé periferně vnímají každého, kdo projde kolem, a hluk vede k větší chybovosti, ruší koncentraci a zvyšuje tep srdce. Všichni slyší celodenní hluk telefonování a úderů na klávesnice počítačů. Do toho hlučí klimatizace, lidé si povídají, šoupou židlemi, pouštějí kopírky, klapají šuplíky a dvířky skříněk. Přidejte vliv chemikálií v různých nátěrech, v dřevotřískách a v umělých hmotách, vysoké hodnoty elektromagnetického záření v kabelových svazcích okolo stolů a často se dostáváme do pasti, z níž není úniku – práce v prostředí, které trpí syndromem nemocných budov – SBS. To vše působí na psychiku a celé tělo různým způsobem. V open space se zhoršuje pocitové vnímání přátelství mezi spolupracovníky či vnímání podpory ze strany nadřízených; zjistila studie, kterou zpracovali v Austrálii. Vědci do ní zahrnuli 1000 zaměstnaných Australanů. Ptali se jich, zda se o kancelářský prostor dělí s ostatními lidmi, jaký druh přátelství se spolupracovníky mají, jakou podporu cítí ze strany nadřízených a naopak jaké mají negativní pocity či zkušenosti, jako je například nedostatek spolupráce; zda roste nedůvěra a sílí negativní vztahy. Tato australská studie zjistila, že lidé jsou v open space více podráždění a napjatí, snadno vybuchnou a pohádají se. Když už to nemohou vydržet, hledají rozptýlení na internetu nebo si vymýšlejí všemožné záminky proto, aby mohli na chvíli někam jít a něco zařídit. Co s tím? Jaké pracovišt ě je nejlepší ? Odpověď není jednoduchá. Proč? Pracoviště by se měla designovat tak, aby vyhovovala povaze práce a typům lidí. Povaze jaké práce? Určitě je rozdíl, když máte něco vymýšlet a tvořit či počítat, posuzovat problém, dělat obsáhlejší analýzy nebo konstruovat a vyvíjet nové výrobky. Pro takovou práci se hodí buď uzavřená kancelář nebo práce z domova – tzv. home office. Avšak pro práci z domova potřebuje pracovník vysokou míru sebeřízení. V open space mohou pracovat call centra, opakované činnosti, které nevyžadují velké soustředění, jako třídění, zakládání, balení apod. V podstatě primitivní činnosti. Typ pracovníka Do open space můžete na většinu pracovní doby posadit výrazné extroverty, kteří nepotřebují vymýšlet nové nápady či provádět složité analýzy, ale dělat běžnou operativu. Ti budou v uzavřených kancelářích trpět samotou. Potřebují ostatní lidi jako vzduch. Ale také občas potřebují se někam zavřít a mít chvíli klid na práci. Pak je zde skupina lidí, kteří jsou tak napůl extroverti a introverti. Ti by mohli vydržet i v open space, za předpokladu, že budou moci k některým činnostem využívat různé uzavřené kóje, kde nebudou ničím rušeni. Také pomůže, když budou mít na uších sluchátka s vhodnou hudbou nebo v uších vhodné ucpávky z vaty či ucpávky určené do hlučných provozů. Co udělat s open space , které už stojí ? Je moudré si od nějaké dobré firmy nechat moudře navrhnout umístění speciálních kolejniček na strop i do podlahy a do nich pak umístit posuvné příčky – stěny, které podle potřeby dokážou změnit prostor neuvěřitelným způsobem. Příčky, které by mohly být zvukotěsné, se mohou posouváním měnit podle okamžité i dlouhodobé potřeby. Okamžitou potřebou je třeba porada celého oddělení či odboru. Dlouhodobou potřebou může být změna počtu zaměstnanců a potřeba některou kancelář zvětšit či zmenšit. Třeba když přijdou noví lidé, např. výrazní introverti, kteří v kanceláři snesou jen jednoho kolegu nebo když je některý zaměstnanec pověřen jinými úkoly a musí se přesunout jinam. Výzdoba kanceláří podle svého V práci většina z nás stráví osm a více hodin. Když si prohlížím šeď a uniformitu mnoha open spaců, je mi úzko. Jak mohou lidé podávat výkon a přinášet nápady v prostředí, kde jsou převažující barvy šedá a bílá? Pracovní prostor musí být atraktivní – prostě sexy v tom přeneseném slova smyslu. Pro naši spokojenost a výkon je žádoucí, abychom se v kanceláři cítili dobře. To znamená, že si své pracoviště potřebujeme vyzdobit podle svého. Před lety jsem trénoval tvořivost konstruktérů a vývojářů jedné firmy, kde bylo vše šedivé, a v open space sedělo spolu asi 30 konstruktérů. Když jsem je přesvědčil, aby si každý vytvořil z příček a zástěn i květin svůj kout, změnilo se hodně. Vymalovali si stěny svého koutu, donesli květiny, fotky a některé maličkosti z domova, které pro potěchu potřebují mít na očích. Začali se více těšit do práce a prokazatelně přibylo nápadů. Anonymní pracovišt ě V rámci kurzu Facility managementu IFMA Onřeje Štrupa jsem se také dozvěděl, že dnes v některých společnostech pracovníci nemají vlastní stůl, ale musejí si ho předem objednat. Stoly jsou tak trvale obsazené a využité. Při tom se nejedná o HUBy, ale o kancelářské prostory zaměstnavatele pracovníků na plný úvazek. Organizace tak může mít méně kanceláří a stolů než má zaměstnanců. V takových případech lidé nemohou mít na stole a okolo něj žádnou osobní výzdobu, protože často nevědí, ke kterému stolu se zítra na pár hodin posadí. Člověk přijde s notebookem, udělá si práci, potká se v kuchyňce s ostatními a jde pryč. Po něm zase někdo jiný. V těchto prostorách často převládá uniformita. A z toho plynoucí inovační impotence a konformní myšlení. Někdy se mi zdá, že v honbě za ziskem ztrácíme soudnost. Místo abychom lidem dali smysl práce, cíl práce, dobrou firemní kulturu plnou důvěry, hezké prostředí a vlídné zacházení, tak jim dáme benefity. Nad nimi není třeba přemýšlet. Při tom benefity nezvyšují výkon. Ten zvýší jiné stimuly a motivy. Co můžete udělat sami Kdekoliv ve firmách působím jako konzultant či lektor, všímám si prostředí, v němž lidé pracují. Někde se o hezké prostředí postará zaměstnavatel, jinde sami pracovníci. Když mají zaměstnanci možnost a volnou ruku, tak si nakoupí barvy a vymalují si kancelář po svém. Některým lidem se zdá naprosto zcestné, aby do práce nosili peníze v podobě barev a po pracovní době si ještě vymalovali. A tak čekají, že se nadřízení někdy uvolí a nově jim nechají vymalovat. Čekají i několik let a hubují, jak nic nejde. A sedí v nehezkém či fádním prostředí bez inspirace. Ti, kteří si své prostředí upraví, jsou obvykle spolutvůrci úsekových cílů a mají i vyšší odpovědnost za výsledky firmy. Když už selžou všechny možnosti zlepšení, nabízí se práce z domova. Ta však naráží na schopnost sebeřízení, tedy schopnost donutit se k práci osm hodin každý den. To dokáže málokdo. PhDr. Karel Červený, MSc. MBA
