V poslední době se množí dotazy, jak to bude s novým vydáním normy ISO 9001. Firmy mají mnohdy, pod vlivem neúplných až zkreslených informací, pocit, že na tuto situaci musí v nejbližší době reagovat a že se nové požadavky zásadním způsobem promítnou do chodu certifikovaných společností. Jak to tedy ve skutečnosti je a jaké změny nové vydání normy přinese popisujeme v tomto článku. V lednu 2015 vydala IAF (International Accreditation Forum, Inc.) informativní dokument IAF ID 9:2015 – Plán přechodu na ISO 9001:2015. V něm jsou heslovitě popsány hlavní změny nové verze ISO 9001, postupy a návody pro organizace, certifikační a akreditační orgány usnadňující přechod na novou verzi normy. Dokument je volně k dispozici na internetových stránkách IAF. Podstatnými skutečnostmi uvedenými v dokumentu jsou předpokládaný termín oficiálního vydání normy v září 2015 a dále konec platnosti certifikátů ISO 9001:2008. Poměrně jasně je určeno, že tyto certifikáty nebudou platné po třech letech od oficiálního vydání normy ISO 9001:2015. Firmy mají tedy na zavedení nové verze normy relativně dost času. Změny se mohou integrovat průběžně. Předpokládá se, že přechod na novou verzi bude možný v rámci recertifikačních i dozorových auditů. Pracovní návrh normy ISO/DIS 9001:2015 byl vydán a rozeslán k revizi a vyjádření již 8. května 2014. Návrh komise (Committee Draft), zveřejněný současně s tímto návrhem, obdržel asi 3000 komentářů a v předběžném hlasování byl schválen 80 % zemí. Vydání finálního návrhu normy (FDIS) se očekává v červenci 2015. Nová norma zatím tedy existuje pouze v pracovní verzi a před samotnou implementací nových požadavků je vhodné vyčkat na oficiální vydání (očekává se v září 2015). Můžeme ale předpokládat, že oficiální vydání se od pracovní verze nebude příliš lišit. Jaké konkrétní změny nás s novou verzí normy čekají? Celkově je nový návrh koncipován tak, aby norma byla obecnější a snáze aplikovatelná. Základní požadavky zůstávají (zhruba 30 až 40 % normy) stejné včetně formulací, přesto změny budou poměrně zásadní: Nov á struktura a terminologi e Již nyní je jisté, že se změní struktura, a to tak, že bude zavedena „struktura na vysoké úrovni“. Struktura, která bude harmonizována a přijata ostatními systémovými normami (např. ISO 14001, ISO 27001, OHSAS 18001). Normy pro systémy managementu by tak měly mít, pro snadnější orientaci uživatelů v těchto normách, stejné názvy kapitol, podkapitol, terminologii, dokonce i sjednocený text všude tam, kde to bude možné. Normy ISO 14001 a BS OHSAS 18001 projdou stejnou revizí, jako momentálně prochází norma ISO 9001. Pokud se jedná o výstupy pro zákazníka, je termín „produkt“ používaný v minulosti nahrazen termínem „produkty a služby“. Změna na obecnější terminologii umožní snazší aplikovatelnost normy. Kontext organiz ace Nová verze normy zavádí dvě nové klauzule týkající se organizace: 4.1 Pochopení organizace a jejího kontextu a 4.2 Pochopení potřeb a očekávání zúčastněných stran. Tyto dva články vyžadují, aby organizace stanovila oblasti a požadavky, které mohou mít dopad na plánování systému managementu kvality (QMS) a lze je použít jako vstup pro vývoj QMS. Novinkou je přístup k zájmovým stranám, který se považuje za jeden z nejmodernějších principů firemního řízení. Je založen na předpokladu, že dlouhodobý úspěch podniku lze zajistit pouze při zohlednění požadavků různých relevantních zájmových stran společnosti. Tento přístup byl mnoho let popisován v normě ISO 9004:2009, konkrétně se ho týkal oddíl 4.4 Zúčastněné strany, potřeby a očekávání. Nyní se zavádí právě do návrhu nové normy ISO 9001:2015. Ve srovnání s principem Řízení vztahů se zákazníky (CRM), které řeší pouze vztahy mezi organizací a jejím zákazníky, jde princip Řízení vztahů se zájmovými stranami (SRM) podstatně dál – snaží se vybalancovat vztahy organizace se všemi (nebo s nejdůležitějšími) zájmovými/ zúčastněnými stranami. Za zainteresované strany jsou považováni přímí spotřebitelé, dodavatelé a maloobchodníci a další strany napříč dodavatelským řetězcem, úřady a další zájmové strany. Nově jsou zde v termínu „zúčastněné strany“ zahrnuti také majitelé, lidé v organizaci a dokonce i konkurenti. I když tento návrh normy odkazuje na stanovení požadavků většiny zúčastněných stran, nevyžaduje, aby produkty a služby plnily potřeby a očekávání externích stran – kromě již definovaných externích stran v normě ISO 9001:2008, tj. zákazníka, úřadů atd. Procesní přístup Už norma ISO 9001:2008 prosazovala při vývoji, implementaci a zlepšování efektivity QMS přijetí procesního přístupu. Nový návrh revize normy tak činí ještě výslovněji v oddíle 4.4 Systém managementu kvality a jeho procesy. Tato podkapitola uvádí nezbytné požadavky procesně zaměřeného systému managementu. Aby byla zajištěna vysoká úroveň kvality procesu, je do nové normy ISO 9001 zařazeno ambiciózní stanovení očekávaného stupně procesní zralosti v osmi krocích. Nejprve si organizace určí svoje procesy a stanoví jejich posloupnost i vzájemné působení. V následujících krocích pro každý proces definuje požadované vstupy a výstupy, odpovědnosti, požadavky na lidské a technické zdroje a rizika. V šestém kroku je sledována efektivita procesu. V sedmém kroku jsou procesy hodnoceny příslušnými metodami sledování a měření. Ty jsou vyžadovány v případech, kdy byla zjištěna technická nebo personální rizika nebo nestability, a zejména v případech, které zahrnují rizika související s požadavky zákazníků. Doporučuje se kontrola v raném stadiu, aby se včas odhalily případné známky nesouladu s cílem. V posledním kroku je požadavek posuzovat procesy, vedení společnosti musí v případě nesouladu iniciovat nezbytné opatření pro zlepšení. Přístup nové normy ISO 9001 k procesu zajišťuje vysokou míru transparentnosti, a poskytuje tak organizacím rovněž podporu při cíleném spouštění a řízení procesu zlepšování. Riziko a preventiv ní op atření Norma klade větší důraz na zvažování a vyhodnocování rizik v rámci procesů organizace. Rizikový management nahrazuje preventivní opatření. Důvodem je, že fungovat jako „preventivní nástroj“ je jedním z hlavních účelů systému managementu kvality (prevence rizik). Důraz na přístup na bázi rizik je v návrhu normy uváděn na mnoha místech, od posouzení rizik v oddíle 4.4 Systém managementu kvality a jeho procesy, přes otázky vedení v oddíle 5.1.1, samostatnou subklauzuli v oddíle 6.1.2 Opatření pro řešení rizik a příležitostí, po přístupy na bázi rizik Provozní plánování a kontrola (kapitola 8.1) a Přezkoumání systému managementu (kapitola 9.3). Přestože návrh vyžaduje, aby se rizika identifikovala a jednalo se podle nich, není uveden žádný požadavek na standardizované řízení rizik. Kromě finančních rizik, která již mnohé společnosti analyzovaly, existují další rizika, včetně dostupnosti odborných znalostí u vlastníků znalostí a specialistů, nebo tržní rizika, která přicházejí s inovativními konkurenty. Systém řízení jakosti podle této nové normy ISO stanoví tato rizika v přímém spojení s procesy zřízenými v organizaci. Zatímco původní norma ISO 9001 se zaměřovala převážně na předcházení rizikům prostřednictvím preventivních kroků, aktualizovaná verze bere v úvahu také příležitosti. Pokud mají být tyto příležitosti rozpoznány, je nutné procesy hodnotit tak, aby bylo možné posoudit celek, především pokud jde o očekávání zákazníků a kontext organizace. Zdok umentov ané info rmace Termín „zdokumentované informace“ nahrazuje předchozí termíny „dokumenty“ a „záznamy“. Záměrem bylo dát uživatelům více flexibility. Mimo jiné již není striktně definován požadavek na existenci dokumentu Příručka kvality. Jednotlivé řídicí, hlavní a podpůrné procesy však budou muset být jasně stanoveny, jejich posloupnost a vzájemné působení definováno. Pro každý proces bude potřeba definovat vstupy a výstupy, odpovědnosti, požadavky na lidské a technické zdroje, rizika a výkonové ukazatele. Popis procesu nemusí být nijak obsáhlý a jsou vypracované metodiky, které se už delší dobu používají ve specializovaných oblastech (např. v automobilovém průmyslu) a umožní zhotovit popis stručně a přehledně, např. tzv. želví diagram (turtle diagram). Zdokumentované postupy dříve vyžadované normou již nejsou nezbytné. Odpovědnost managementu Návrhy norem zvyšují „odpovědnost managementu“. Odpovědnost, jakou měl dříve zástupce pro řízení kvality, bude v budoucnu spočívat na nejvyšším managementu, a bude nezbytné přesnější stanovení rolí a odpovědnosti. Rozsah přezkoumání systému managementu je rozšířen o přidání aspektů „strategického směřování organizace“, zohlednění „příslušných zúčastněných stran“ a „posouzení rizik a příležitostí“ na strategické úrovni. Jak se přip ravi t? V této fázi můžeme poměrně přesně předpokládat, jaké změny ohledně managementu kvality budou do ISO 9001:2015 zahrnuty. Požadavky uvedených oddílů projdou pravděpodobně už pouze drobnými změnami. Organizace, které mají zavedeny systémy managementu kvality, by se měly se změnami seznámit a své systémy managementu v následujících letech příslušným způsobem aktualizovat. Jak už bylo zmíněno, nová i stará norma budou platit současně během tříletého přechodného období. Avšak v rámci rozsahu certifikace by organizace neměly nechávat aktualizaci až na samý konec tohoto přechodného období. Po finálním vydání nové normy budou pod každým akreditačním schématem stanoveny požadavky na přechod na novou normu a certifikační orgány stanoví konkrétní postup. Certifikační orgán by měl také své zákazníky o stanoveném postupu v dostatečném předstihu informovat. Ing. Jiří Špička, ředitel divize MS a vedoucí certifikačního orgánu systémů managementu TÜV SÜD Czech s. r. o.
