4. díl: Chceme snížit náklady předáním některých podpůrných služeb do tzv outsourcingu. Jednou z nich je i servis strojů. Na co se při výběru dodavatele zaměřit?
Tento dotaz nám přišel od jedné moravské výrobní společnosti, ale v době, kdy pandemie vysála finanční rezervy mnoha podniků, bude jistě podobný problém řešit mnoho firem. Než se společnost rozhodne pro outsourcing, měla by pečlivě zvážit, zda se jí vyplatí a proč je u konkrétní služby potřebný. Zhodnocení výhodnosti se přitom netýká jen přímých nákladů, ale i operativy, rychlosti, zástupnosti a dalších aspektů. Zájemce o outsourcing by se nejprve měl podívat, jak byla služba poskytována doposud a s jakými parametry — servis mohli zajišťovat vlastní zaměstnanci, byl nakupován jako služba nebo jej podnik měl předplacen od dodavatele strojů. Pokud servis vykonával externí subjekt, před zahájením nového výběrového řízení je třeba korektně ošetřit ukončení smluvního vztahu. Jestliže šlo o kmenové zaměstnance, je situace poněkud složitější. Z pohledu nákupu však potřebujete vědět jen to, zda tito pracovníci mají být součástí přechodu na novou společnost. Zbytek je úkolem vašeho HR oddělení. Máte-li uvedené záležitosti vyřešeny, můžete přistoupit k výběru dodavatele. Nejprve doporučujeme si vytipovat společnosti, které danou službu nabízejí, a absolvovat s nimi seznamovací schůzky. Při nich zjistíte konkrétní nabídku servisu i podmínky jeho poskytování. Dejte si pozor na subjekty, které nemají zkušenosti s poptávaným typem servisu, pouze „přeprodávají“ služby třetích stran, nebo o nich nelze zjistit relevantní reference. Taktéž se nenechte automaticky zlákat nejlevnější nabídkou. Cena by mohla být nízká jen proto, že neobsahuje prvky servisu. Úspěch tendru do značné míry závisí na správnosti a detailnosti specifikace — co do ní napíšete, to dostanete. Proto je důležité si včas ujasnit přesný rozsah požadovaného servisu a nenechat žádnou otázku otevřenou. Uvědomte si, že vybraná společnost se nestane vaším jednorázovým dodavatelem, ale dlouhodobým partnerem. Také samotné výběrové řízení proveďte co nejpodrobněji – jen tak získáte maximum informací pro rozhodování. Pokud bude někdo se zodpovězením konkrétní věci otálet, ihned zjistíte, kde ho „tlačí bota“. Nachystejte si jasný ceník (ideálně rozčleněný na jednotlivé položky servisu nebo na balíčky fee nákladů) a nechte jej dodavatele v rámci tendru vyplnit. Při navrhování kritérií výběrového řízení si nezapomeňte uvědomit, že outsourcing není pouze o nákladech, ale též o kvalitě poskytované služby. Připravte si tedy hodnoticí matici, která vám dodá jednoznačný obrázek o výhodnosti nabídek. K čemu vám bude, že dodavatelovi technici dodržují smluvené termíny servisních prohlídek, když jejich firma nedisponuje prostředky k opravě zjištěných závad? A tak bychom mohli pokračovat… Čím pečlivěji se na tendr připravíte, tím lépe bude spolupráce s novým partnerem fungovat. Poradenství pro firmy připravujeme ve spolupráci se společností Nákupní servis, s. r. o. Pokud chcete poradit, posílejte své dotazy na adresu redakce nebo na nakupjehra@v-pohode.cz. Nejzajímavější z nich vybereme a zodpovíme.
