Platformy pro vzdálenou komunikaci a (spolu)práci dříve nacházely využití zejména v korporátech, IT firmách či kreativních studiích, kde byla práce prostřednictvím různých komunikačních technologií a kanálů běžná už z podstaty věci. Postupně se však ukázalo, že tyto nástroje mohou velmi dobře posloužit i v sektoru výrobních firem, maloobchodu a poskytovatelů služeb včetně zdravotnictví.
Z loňského průzkumu společnosti Deloitte vyplynulo, že 65 % oslovených lídrů vnímá posun od hierarchického řízení společnosti k týmové spolupráci, čemuž pak přizpůsobují i komunikační nástroje a platformy. Podle Petra Váši, manažera divize Microsoft 365 ve společnosti Microsoft Česká republika a Slovensko, se společnost postupně posouvá od asynchronní komunikace ke komunikaci synchronní, na kterou je ze sociálních sítí zvyklá i generace mileniálů. Jde například o posun od e-mailové komunikace k rychlým zprávám, od diskusí mezi dvěma lidmi ke skupinové komunikaci. A j edním z důvodů, proč se vzdá lená komunikace a spolupráce tak r ychle rozšířila, je také cloud. „Díky němu je možné téměř okamžité nasazení bez potřeby velkých investic do hardwarového vybavení. Stačí pouze internetové připojení. Platformy pro komunikaci a spolupráci pak umožňují psát textové zprávy, využívat možností audio- a videokonferencí, jednoduchého sdílení či spolupráce nad dokumenty. Samozřejmostí je také přístup k těmto nástrojům prostřednictvím mobilních zařízení.“ Rozmach, který se na poli vzdálené komunikace a spolupráce odehrával v posledních několika letech, pak na jaře letošního roku umocnila koronavirová krize, kdy došlo k několikanásobnému nárůstu využívání nástrojů jako Microsoft Teams, Google Meet a jim podobných, a rovněž i k dalšímu rozšíření oborů firem, které je využívají.
„Z počátku krize šlo zejména o zajištění on-line komunikace zaměstnanců z domova a krizové komunikace. Postupně se záběr rozšiřoval až na skutečnou vzdálenou spolupráci v rámci týmů, tedy sdílení dokumentů a spolupráce na nich, řízení porad a úkolů. Souběžně s tím firmy řešily i vnější komunikaci, se zákazníky a dodavateli. Nejprve opět pouze formou plánovaných konferencí, následně však padla i bariéra přímého zapojení externích účastníků do virtuálních týmů pro plnohodnotnou on-line spolupráci,“ vysvětluje Tomáš Novák, šéf týmu Microsoft Office 365 ze společnosti Autocont. Jeho slova potvrzuje i Vladimír Kyša, šéf cloudové divize Google pro Česko, Slovensko a Maďarsko. Například komunikační platforma Google Meet, která nabízí zabezpečené videohovory s řadou pokročilých funkcí, zaznamenala během koronakrize výrazný nárůst zájmu. „Denní využití služby oproti začátku roku narostlo až na třicetinásobek, během dubna denně obsloužila 3 miliardy minut videohovorů, koncem měsíce pak překročila hranici 100 milionů účastníků videohovorů za den.“ Efektivnost i cenov á dostupnost hraje virtu ální spolupr áci do karet Kouzlo všech těchto platforem pro práci mimo kancelář tkví v tom, že pokud se dobře uchopí, je v mnoha ohledech jednoznačně efektivnější než práce v kanceláři. Šetří totiž čas, který museli lidé věnovat cestováním na jednání. „Lépe se hledají i termíny pro schůzky, když nezáleží na tom, kde účastníci fyzicky jsou. On-line konference dává rovněž možnost, v případě potřeby, přizvat i další účastníky, klidně i v průběhu jednání. V neposlední řadě je mnohem snazší takovou schůzku zaznamenat. To vše pochopitelně platilo i před koronakrizí, která však přidala to podstatné – praktickou zkušenost řady firem, že jde komunikovat on-line, a to nejen uvnitř, ale i s obchodními partnery. A že to není ani drahé, ani složité,“ pokračuje Tomáš Novák a Petr Váša k tomu dodává, že výsledkem je kromě časové úspory také snížení prostojů a lepší sladění osobního a pracovního života. „Pracovníci na dálku jsou také produktivnější než jejich kolegové pracující tradičním způsobem. Zkušenosti našich zákazníků zároveň ukazují, že využitím řešení pro on-line konference společnosti snížily množství domácích nebo zahraničních cest, což se pozitivně promítá i do snížení cestovních výdajů.“ I když v cenových politikách jednotlivých řešení samozřejmě panují rozdíly, pořizovací náklady komunikačních platforem nemusejí být vůbec vysoké. Některé nástroje jsou k dispozici automaticky v rámci většího balíku služeb, jinde se za ně platí periodicky a s ohledem na počet uživatelů a některé platformy mají fixní měsíční či roční cenu bez ohledu na velikost firmy. U samotné ceny implementace je pak třeba přemýšlet nad tím, jak bude řešení integrováno do firemní infrastruktury. V těch úplně nejjednodušších případech stačí službu aktivovat a není nutné kupovat žádné servery ani jiné vybavení. „V našem případě vše provozuje poskytovatel služby ve svém cloudovém datovém centru. Náklady na provoz jsou úměrné počtu uživatelů, proto jsou tyto velké možnosti finančně dostupné i pro malé firmy s počtem uživatelů v jednotkách či desítkách. A v případě Microsoft Teams se nezřídka setkáváme se situací, kdy zákazník má službu již předplacenu v rámci balíku Office 365, jen ji dosud nevyužíval,“ podotýká dále Tomáš Novák z Autocontu. Jan Kulda, spoluzakladatel společnosti Freelo, která nabízí stejnojmennou komunikační platformu, však upozorňuje, že je třeba počítat i s náklady, které nejsou vidět ihned. „Zaměstnavatel by si měl uvědomit, že pokud jsou nástroje vzdálené spolupráce složitější a budou-li zaměstnanci využívat více funkcí, musí je nechat, aby se s nimi mohli naučit pracovat a také dát jim čas k orientaci v prostředí. A to samozřejmě může stát peníze jak za lektory a školení, tak i v optice krátkodobě nižší výkonnosti.“ Každý rub má i líc Na vzdálenou komunikaci je ovšem třeba hledět i z druhé strany mince, protože jako každá věc na světě má i ona svá rizika. Zaměstnavatel musí mít například jistotu, že platforma, kterou firma využívá, je dostatečně zabezpečená a k jejím datům nemá přístup třetí strana, protože nebezpečí úniku a zneužití dat existuje a v některých případech je zájem o firemní data enormní. Další riziko tkví jednoznačně v odosobnění pracovních kontaktů. Digitální forma komunikace nemůže plnohodnotně nahradit osobní setkání, kdy můžeme vnímat i nuance v podobě gest a mimiky. V tomto není pomocníkem ani varianta videokonference, protože kamera nedokáže tyto nonverbální projevy dobře zachytit. Jan Kulda pak vidí riziko i v tom, že práce na dálku klade velké nároky na sebedisciplínu a psychickou pohodu každého jedince. „Zaměstnavatel by si měl uvědomit, že náklady, které ušetří na kanceláře, by měl investovat do lidí, kteří pro něj pracují vzdáleně. Například tedy dbát o jejich psychické a fyzické zdraví. Třeba jim zajistit delší dovolenou či nabídnout takovou kombinaci benefitů, která jim pomůže se zotavit. Člověk je totiž tvor sociální a není pro něj přirozené být dlouho v uzavřeném prostředí,“ říká s tím, že pokud na tato rizika nebudou brát vedoucí dlouhodobě zřetel, může nastat ve firmě krizová situace v podobě nechuti a neochoty zaměstnanců tyto nástroje používat, případně také v jejich zvýšené fluktuaci. Fenomén vzd álené spolupr áce má st ále obrovsk ý potenci ál vývo je Vzhledem k tomu, že práce na dálku je ve firmách již dobře zavedena, můžeme předpokládat, že se platformy a nástroje vzdálené komunikace budou dále vyvíjet podle požadavků zákazníků, technologických možností a do jisté míry i vývoje celé společnosti. A každý z oslovených odborníků vidí budoucnost v této oblasti z trochu jiného úhlu. „Když se podívám do budoucna, vidím skutečnou cestu do cloudu, protože tam už nejde jen o to, že si člověk uloží soubor na vzdálený disk. Dnes umožňuje cloud i pokročilou business analytiku, predikci, pomoc při rozhodovacích procesech, využití umělé inteligence a strojového učení v každodenním životě,“ zamýšlí se Vladimír Kyša z Googlu. Pro Tomáše Nováka, šéfa týmu Microsoft Office 365 v Autocontu, je zřetelným trendem soustředění všeho pro spolupráci a komunikaci do jednoho univerzálního nástroje, který je k dispozici na různých zařízeních a platformách. „Nemusíme tolik přepínat mezi různými aplikacemi, a to nejen kancelářskými, ale i podnikovými systémy. Jejich integrace do Microsoft Teams a provázání s komunikačními nástroji v podobě chatbotů či adaptivních karet je jednoznačně další trend, který bude pokračovat.“ Petr Váša z Microsoftu se pak zmiňuje to, že se stále více klade důraz na smíšené schůzky, tedy scénář, kdy část účastníků zasedá v místnosti vybavené zařízením pro videokonference a část se připojuje vzdáleně on-line. „To s sebou často nese určité výzvy, na které se společnosti při vývoji produktů zaměřují, a přidávají stále nové scénáře, jež vylepšují uživatelskou zkušenost.“ /Kristina Kadlas Blümelová/
vedoucí interní komunikace, Vodafone Ve Vodafone pro vzdálenou komunikaci a spolupráci používáme především produkty společnosti Microsoft. Přes Skype for Business jsme začali komunikovat zhruba před deseti lety a platformu Teams využíváme asi tři roky. Postupně ale plánujeme aplikaci Teams rozšířit i o videohovory, protože se jedná o modernější nástroj než Skype a také proto, že ho ke komunikaci využívají i zákazníci. Naši obchodníci s nimi tak budou snadněji ve spojení. Jako třetí komunikační kanál jsme předloni přidali ještě sociální síť Workplace od Facebooku, kterou používáme mimo jiné k interní komunikaci. Její obliba během koronakrize výrazně stoupla, protože právě tam jsme celou firemní interní komunikaci přesunuli. Bez těchto tří nástrojů bychom se zejména v posledních měsících neobešl i a jejich přínos vidíme jako obrovský. Lidé ušetří spoustu času, protože nemusí cestovat na schůzky a mohou se se všemi setkat klidně z chalupy. A výhodu vidíme i v tom, že díky nim zvládnou i více schůzek denně. Jako riziko ovšem vidím absenci osobního kontaktu. Týmy, které byly zvyklé se pravidelně potkávat, jsou teď odkázány na často ne úplně perfektní techniku a web kamery. Zkrátka je tam velká „virtuální“ bariéra. Vzdálená spolupráce má svá úskalí hlavně pro manažery, kteří vedou tým. Nemohou bezprostředně reagovat na to, když má kolega nějaký problém. Na dálku ho nedokážou vycítit rychleji, než se jim třeba člen týmu sám svěří. Takže tento typ spolupráce určitě klade určité nároky na komunikační dovednosti a empatii.
Petr Zácha, vedoucí oddělení integrace a koordinace, Výpočetní a informační centrum ČVUT Pro virtuální spolupráci používáme MS Teams, který máme spolu s dalšími nástroji Office 365 nasazený od roku 2016. Pro klasické akademické videokonference ale již desítky let využíváme specializované videokonferenční místnosti osazené patřičnou technikou. Jako bonus této služby jsme v době zavádění viděli integraci do informačního systému, smluvní zakotvení a robustnost řešení. Naše očekávání se však naplňovala velmi pozvolna a pomaleji, než jsme plánovali. Na otázku, zda nám platforma zefektivnila práci, tedy odpovídám ano i ne. Šetříme čas při přesunu na jednání a můžeme komunikovat s lidmi, kteří jsou geograficky daleko. Pokud byl ale tým spolu, bylo jednodušší zadat drobný úkol a sdílet know-how. Řídící pracovníci si museli vybudovat nové mechanismy řízení, jednání a kontroly práce. Narážíme také na technologické obtíže s HW, SW i kapacitou sítě. Zároveň je výrazně složitější interakce mezi účastníky. Nesmíme zapomínat ani na pro tým důležité budování a udržování sociálních vazeb. Opravdovým problémem je vést jednání kombinovaně, s částí kontaktně a se zbytkem videokonferenčně. Zvýšila se však návštěvnost jednání s dobrovolnou účastí. Velkým katalyzátorem využití těchto způsobů komunikace byla koronakrize, kdy během 14 dnů vzrostlo využití Teams z 20 aktivních skupin na 7 000. Odhadem 70 % pedagogů, vědeckých týmů, ale i celý management, se museli ze dne na den naučit ovládat nové technologie. Řešila se kvalita připojení i nákup periferií. Bylo potřeba najít novou taktiku pro výuku, naučit se používat různé doplňky. A to vše z domova, bez školení a přímé pomoci. Veškerý život se přesunul na síť a univerzita se stala zcela závislá na IT technologiích a na lidech, kteří se o ně starají.