V případě, že potřebujete dočasně navýšit svou výrobní kapacitu, můžete v továrně přidat další směnu, dohodnout se se zaměstnanci na přesčasech, najmout nové lidi nebo část výrobního procesu svěřit externí firmě. Takzvané kooperace mohou být lákavým způsobem, jak vyřešit své kapacitní možnosti. Co je dobré si v takovém případě pohlídat a na co si dát pozor, aby se z kooperace nestala vaše noční můra?
Důvodů, proč se rozhodnout pro kooperaci v rámci plnění některých zakázek, může být celá řada. „Mezi ty nejčastější patří chybějící kapacita nebo chybějící či zastaralé technologie ve firmě. Méně často pak skutečnost, že externí firma dokáže daný polotovar vyrobit s nižšími náklady,“ vyjmenovává důvody Petr Figura ze společnosti K2 s tím, že kooperace mají obvykle vyšší koncovou cenu, ale i z tohoto pravidla existují výjimky. „Ve své praxi se poměrně často setkávám s tím, že firmy kooperaci zaměňují s nákupem. Rozlišovat mezi oběma pojmy přitom není jen slovíčkaření. Výroba v kooperaci má dopad do účetnictví. Zjednodušeně řečeno, pokud si polotovar nebo nějakou součástku koupím, účtuje se to jinak než její výroba v kooperaci. Proto je potřeba tyto pojmy rozlišovat,“ upozorňuje Figura. Z pohledu legislativy je přitom zásadní to, komu patří vstupní surovina. „Pokud externí firmě dodám svůj materiál, který si nechám opracovat, jde o kooperaci. Pokud si nakoupím některou ze součástek, které dále použiju ve vlastní výrobě, aniž byly tyto součástky vyrobeny z mého materiálu, jde jednoduše o klasický nákup,“ popisuje rozdíly projektový manažer K2.
Co se děje s mým materiálem Zásadní věcí při využívání kooperací je přehlednost, tedy to, že firma potřebuje vědět, kde přesně se aktuálně její materiál nachází. „V K2 ERP to řešíme tak, že vytváříme speciální sklad rozdělený po kooperantech, ve kterém materiál pro kooperaci evidujeme. V takovém případě majitel firmy přesně vidí, u koho se jeho materiál nachází, co se s ním aktuálně bude dít i kdy má být hotovo,“ říká Figura. Neméně důležitou informací jsou pak termíny dodání zakázky externí firmou. „Plánovači výroby potřebují vědět, kdy budou mít daný polotovar k dispozici. Jedině tak mohou plánovat vlastní výrobu. Proto například v Informačním systému K2 sledujeme, jestli jsou termíny v pořádku, a umíme také podle dosavadní zkušenosti s jednotlivými dodavateli předvídat, jestli termíny budou dodrženy, nebo pravděpodobně dojde ke zpoždění,“ přiznává projektový manažer a pokračuje: „Z pohledu datové struktury jsou pro nás kooperační objednávky na stejné úrovni jako nákupní objednávky. Takže můžeme v K2 jednoduše zavést hodnocení kooperantů. To nám umožňuje sledovat nejen jejich cenu, ale také kvalitu a právě i schopnost dodržování termínů.“ Díky těmto datům je pak poměrně jednoduché automatizovat výběr optimálního kooperanta pro konkrétní zakázku. „Na základě vstupních údajů o požadované ceně, kvalitě nebo termínu umíme systém nastavit tak, aby firmě automaticky doporučil, kterého dodavatele v případě konkrétní zakázky oslovit,“ doplňuje Figura možnosti, které lze v K2 ERP firmě nastavit přesně na míru.
Maximální automatizace Kooperace představují pro firmu zvýšené nároky na výrobní dokumentaci, objednávky, výpočty koncové ceny, marže ze zakázky a podobně. „Kvalitní ERP systém dnes naštěstí umí celou řadu těchto úkonů automatizovat,“ říká Figura a dodává: „Systém musí být schopný například konkrétní kooperaci započítat do ceny výrobku. A to i zpětně v případě, že faktury dodavatelů jsou vystavovány až po ukončení výroby, nebo dokonce po faktické expedici výrobků.“ Jednou z ukázek toho, jak umí ERP systém firmě pomoci, je také konsignační sklad. „Jde o materiál, který je stále ještě v majetku dodavatele. Když jej firma potřebuje pro kooperaci, K2 ERP automaticky na pozadí zařídí nákup tohoto materiálu od dodavatele. Pokud se firma rozhodne, že tento materiál použije na kooperaci, systém opět zcela automaticky vytvoří i objednávku na tyto práce. Problém nepředstavuje ani zahraniční dodavatel,“ ujišťuje Figura a naráží tak na jednu z relativních novinek v rámci Evropské unie — tzv. call-off sklady.
Pozor na kvalitu Ačkoliv by se mohlo zdát, že kooperace představuje ideální způsob řešení nedostatečné výrobní kapacity ve firmě, má tento způsob práce i svá úskalí. „Kooperace nemusí být vždy tím ideálním řešením problémů. Setkal jsem se například se zákazníkem, který prodával špičkové nerezové výrobky. Vysokou kvalitu si udržoval především při svařování nerezové oceli, což je poměrně náročná disciplína. Při vyšší poptávce začala firma využívat kooperace. Pokryli tak poptávku, ale až s odstupem času zjistili, že kvalita svařovaných spojů byla nižší. Takže se jim toto rozhodnutí vrátilo v podobě vícenákladů,“ popisuje osobní zkušenost projektový manažer K2. Vícenáklady v podobě reklamací a řešení problémů přitom nejsou tím jediným problémem. „V krajním případě, pokud si firma nedokáže pohlídat kvalitu kooperací, hrozí i poškození dobrého jména firmy. Něco takového může mít v byznysu nedozírné následky,“ varuje Petr Figura, a na závěr proto přidává jedno doporučení: „Pokud se rozhodnete využívat kooperací, dobře si pohlídejte výsledek takové spolupráce. A ideálně k jejich koordinaci využijte ERP systém, který vám poskytne v každém kroku výroby dostatek informací o stavu kooperace a pomůže vám dohlídnout na finální kvalitu výrobku.“ /www.K2.cz/
