Čtvrtek 16. října si hotel International v Brně vybrala společnost K2 atmitec, aby tam uspořádala odborné fórum. Sešlo se více než 400 zájemců o ERP systém a také jeho uživatelé. Skvělým rozhodnutím pořadatelů bylo oddělit zájemce o zavádění nového systému do podniku – s názvem K2 Forum – od jeho běžných uživatelů s představením nové verze K2 Sense – ve formě workshopu. Zní to logicky, ale málokterý pořadatel si uvědomuje, že potencionální zájemce řeší zcela jiné problémy než ten, kdo už má podnikový informační systém zaveden. Takže toto přehledné rozdělení hodnotíme známkou jedna. O výhod ách ERP proti klasickému ekonomickému systému Po slavnostním zahájení se slova ujal obchodní ředitel K2 atmitec Ing. Pavel Motan, který v přednášce srovnal logicky, srozumitelně a přehledně rozdíl mezi ekonomickým systémem a ERP. Pro ty, kteří ještě dnes stále nevědí, upřesňujeme, že jde o tzv. Enterprise Resource Planning systém, neboli srozumitelnější řečí jde o informační systém, který integruje a automatizuje velká množství procesů souvisejících s relevantními činnostmi podniku. Typicky se jedná o výrobu, logistiku, distribuci, správu majetku, prodej, fakturaci a účetnictví. Ing. Motan upozornil především na to, že ekonomický systém samotný vidí vždy jen dozadu, ale ne dopředu, což znamená, že nesděluje údaje, na základě kterých pak podnik ví, kam jde a kam směřuje. ERP systém však upozorňuje dostatečně včas na to, na co máme být připraveni. Příklad: obchodníkům se podaří získat větší množství objednávek a ERP systém musí podnik na takovou situaci připravit. Slovy laika řečeno, musí se předzásobit materiálem, musí připravit výrobu na to, že dojde k nárůstu činností, musí zvážit, zda současný stav zaměstnanců podniku zvládne zprocesovat zakázky nebo zda bude nutné přijmout (nebo najmout) další pracovníky. Nebo zda bude nutné zadat některé podzakázky jiným subjektům vně firmy. V každém podniku určuje obchod tempo růstu, ekonomické oddělení a účtárna nemohou ovlivnit připravenost zpracovat určité množství zakázek. Rády je ale pak zpracují, což ovšem – jak už víme – není nic o plánování zdrojů. Obchodníci logicky shánějí zakázky, protože na jejich počtu jsou většinou (nebo vždy) závislí. Proto jim vedení slíbí provize, aby firma rostla. Co jde u mal ých a co u velk ých firem Takové řešení je ale možné a funguje jen u malé firmy, a firma se s nárůstem zakázek dokáže srovnat. U větších firem, které vyrábějí komplexní celky nebo složitější výrobky, závislé na spoustě dodavatelů nebo na množství součástek, které si musí samy vyrobit nebo připravit, to však možné není. Firma dospěla do stadia, kdy potřebuje – pokud se vedení neskládá z geniálních jedinců – něco, co by ji predikovalo rozvoj výroby, nasazení prostředků, lidských zdrojů, a to vše sjednotila i se skladovým hospodářstvím a třeba i logistikou uvnitř firmy či s návazným systémem dodávek typu just-in-time. Říkáme, že u velkých firem pak rozhodují vztahy. Nikdo totiž nebude pracovat s informačním systémem, pokud mu to nebude dávat smysl. Tím pádem se ocitáme v situaci, kdy je potřeba zavést měřítka, aby bylo možné hodnotit, zda systém funguje dobře a dokáže zvládat všechny situace, do kterých se firma může dostat. Zavedením metrik pak IS informuje, jak jsou plněna v praxi. Četnosti činností vedou k jejich hodnotě – díky tomu pak mohu řídit a ovlivňovat činnosti. Pokud vyjádříme metricky nějaké prováděné činnosti (telefon za bod, schůzka za dva body, příslib koupě ale třeba za 20 bodů), dostáváme jistotu dosažení úspěchu. Procesy jsou pak nástrojem k zajištění požadovaných výsledků – a je možné je zobrazovat graficky, což je optimální pro posouzení toho, jak si právě stojíme. Grafické znázornění rovněž odkryje aktivitu jednotlivých lidí (třeba obchodníků), kteří pak vidí, jak jsou na tom ve srovnání se svými kolegy. Tak vzniká pocit soutěživosti – tažná síla podniku. Skladové hospodářství vede k optimalizaci a analýze sledování obsazenosti a uspořádání skladu samotného i s návazností na logistiku ve skladu a ve firmě – zjistí se, které zboží má být kde uloženo, aby se optimalizovaly jeho pohyby ve firmě. To vše a ještě mnohem více vede ke stanovení optimalizačních řešení. Důležitá je i volba vhodných zobrazení. Například dokladování časové, kdy zakázka vznikla, jak se s ní pracovalo a tak dále. Zda je zadaná, vyfakturovaná, zaplacená. Při stanovení procesů ve firmě dokážou poradit zkušení konzultanti, kteří slouží před nasazením informačního systému do praxe, aby tyto nastavené procesy sloužily k tomu, k čemu mají – být akcelerátorem vývoje společnosti. V další přednášce pod názvem Proč IS a ne jen ekonomický systém se účastníci dozvěděli, že informační systém slouží jako nástroj a platforma pro řízení firmy a při správném využívání pak pomáhá v motivaci lidí. I když se to – především v počátku po nasazení systému –zdá být protivné, až později lze ocenit, že systém pokrývá mnohem větší oblast zpracování dat, což je právě důležité k tomu, aby bylo možné „vidět“ pohledy na podnik z mnoha různých účelů, které slouží pro správné rozhodování. Tím takový systém pomáhá vedení lépe realizovat podnikatelský záměr. Správnou implementací, která kopíruje vazby ve firmě, se sjednocuje firemní komunikace a v každém okamžiku při operativním správném využívání ukazuje, jak na tom firma skutečně je. Závěr z toho plynoucí je, že ekonomický systém musím mít, IS mohu mít, ale mám jej proto, že chci. Takový systém by samozřejmě měl být dynamický, otevřený a moderní a zcela zákonitě platí, že je nutné zavést procesy, aby jeho nasazení mělo smysl a bylo dle čeho jít vpřed. Tématu čárových kódů se věnoval projektový manažer K2 atmitec Martin Běhůnek a upozornil na jejich výhody. Především je to snadná dohledatelnost čárových kódů ve výrobním procesu – v just-in-time s tím souvisí i rychlá logistika založená právě na čárových kódech. Zajímavé je, a mnoho lidí o tom ani neuvažuje, že lze značit nejen výrobky, ale i paletová místa, regály, objednávky, přijímací protokoly i dodací listy. Je možné označit i stoly, místnosti, inventář firmy. Další zajímavou kapitolou, týkající se snadného pořizování dat, bylo představení několika typů ověřených a často používaných čteček. Ty se opět dělí na dva druhy, na pasivní (off-line), které snímají údaje do své paměti a jejich umístěním do kolébky se pak z nich získaná data přenesou do počítače a dále se s nimi pracuje. Tento typ čteček ale postupně zaniká a jsou nahrazovány mnohem operativnějšími on-line čtečkami, které komunikují vlastně dnes už jen bezdrátově s elektronickým systémem. Další zajímavé předn ášky Následovalo několik zajímavých přednášek, o kterých se nerozepisujeme podrobněji, protože jejich název plně charakterizuje, o co se jedná. Technický ředitel K2 atmitec Ing. Karel Stýblo se věnoval bezpečnosti informačních systémů, kdy přednášku pojal jako komunikativní a reagoval na odezvu návštěvníků v sále. Přesto si myslím, že tato přednáška byla hodně zajímavá a přínosná, protože například dokázala u návštěvníků vzbudit zájem o problematiku ochrany dat, třeba tím, jak dlouho může být systém při napadení zvnějšku odstaven nebo jak snadné je přijít o všechny data, která jsou zlatým bohatstvím každé firmy. Produktový manažer v K2 atmitec Ing. Michal Potrepčiak se pak věnoval otázce optimalizace režijních nákladů ve výrobě, byla tu probrána i otázka nasazení webu, který se stává základem marketingu v době internetu. O vynikající přednášku, kde nepadlo ani slovo navíc a kdy byli zapojeni do dění i posluchači, bylo vystoupení konzultanta webových projektů Mgr. Jana Řezáče, který hovořil na téma: „Web ostrý jako břitva“. Přednáška PaedDr. Vlastimila Orlity „Jak motivovat lidi, aby respektovali procesy“ s podtitulem týkajícím se toho, co činí úspěšné firmy opravdu jedinečnými, byla jedna z nejlepších vůbec. Závěr se dá shrnout krátce tak, že je zapotřebí přestat stimulovat (stravenkami a podobně), ale začít motivovat. Shrňme si 6 bodů vedoucích k motivaci: 1. Smysluplnost (jaká práce je vlastně smysluplná, možná i hodně špatná může být na pohled smysluplná); 2. Metrika (je důležité nastavit parametry, podle čeho se bude měřit); 3. Ucho uznání (pokud zaměstnance neposlouchá šéf, najdou si lidé jiné ucho, které bude jejich bolístky poslouchat, což ale vede k „blbé náladě“ ve firmě); 4. Nápady (podporujte nápady lidí); 5. Týmy a projekty (zapojování lidí do projektů, lidi musejí dělat spolu, aby pochopili, že jeden dělá něco i pro druhého, příkladem může být situace, kdy obchodní oddělení řekne, že nechce prodávat, protože nestíhají vyřizovat zakázky, ale lidé z výroby by tím stáli); 6. Delegování (pokud lidé mají splněno 5 předchozích bodů, pak chápou i nutnost delegování). Pokud funguje těchto 6 atributů, pak by šéf lidem měl dávat svůj čas – tím je motivuje. Nezapomeňte, že čas jsou peníze – pokud neplníme motivační funkci, pak se opětovně dostáváme jen ke stimulaci, to znamená, že firmu to stojí další peníze. A vše se vrací zase na začátek. Lidé z firem pak vlastně neodcházejí kvůli penězům, ale kvůli vztahům. Ing. Karel Stýblo srovnal výhody tradičního IT, jehož atributy jsou důvěryhodnost, kontrola, spolehlivost, bezpečnost, s principy cloudového řešení, charakterizovaného flexibilitou, dynamikou, nastavením dle požadavků a účelností. Upozornil však, že do cloudu nelze převést všechny aplikace, například řízení výroby. Dále se účastníci dozvěděli o cloudových řešeních, která se dělí na privátní cloud (kdy data jsou umístěna „někde jinde“, ale patří jen firmě) a virtuální datové centrum, jež nabízí možnost sdílení prostředků v serverové farmě, kdy více zákazníků sdílí data (poskytovatel garantuje výkon a ochranu před nedotknutelností dat od nepovolané osoby, dostupnost dat odkudkoli a celý systém se pak chová, jako by to byl váš další disk nebo úložné zařízení). Další variantou jsou virtuální privátní servery, kdy všechna data jsou „zabalena“ do hybridního cloudu, to znamená, že vše se chová tak, jako by to bylo umístěno ve firemním intranetu. Ing. Stýblo rovněž upozornil, že K2 nabízí maximální možnosti a dostupnosti sdílení na serveru pro zákazníky formou například SAAS, kdy se platí za uživatele (pro firmu to pak znamená, že přesně ví, kolik bude za provoz takového systému platit; jedná se o poštovní účty, Open BI, virtuální desktop, virtuální telefonní ústřednu – to vše lze aplikovat). K2 dále nabízejí formou služby ITaaS. K dispozici jsou BaaS (Backup, zálohování, jako služba), pronájem licencí (Microsoft, Oracle, Symantec a produkty dalších firem). Nakonec zmínil i možnost konzultací a odborného poradenství. Datové centrum K2, které zájemcům nabízí své služby, je plně zálohované – včetně dvou dieselových agregátů – třemi systémy UPS a poskytuje 100% zálohování. Co rozhoduje o výběru ERP systému Přednáška Mgr. Miroslava Böhma, marketingového ředitele K2 atmitec, „User- -Experience (UX) jako konkurenční výhoda“ v několika větách dokázala přítomné v sále zaujmout tím, co a jak uživatele ovlivňuje při práci s velkým informačním systémem. Důležité jsou především čtyři body: » přesnost výsledků » efektivita práce » přítulné rozhraní » motivace k výkonu (možnost různého použití). Už při implementaci lze vysledovat – podle reakcí implementátora – jaký systém kupujete a většinou lze i vytušit, jací lidé budou za systémem stát při jeho provozu a řešit vaše problémy. Celá konference byla uzavřena tématem klíčových otázek při výběru ERP systému. Celkem logicky o tom rozhodují tři faktory: systém samotný, lidé, kteří ho implementují, a lidé určení k výběru systému. V každém případě vše, co vám není jasné, by mělo být zaprotokolováno ve smlouvě. Stejně tak věnujte velkou pozornost už nasazování systému do ostrého provozu. Seminář K2 byl pro mě opravdovým přínosem, už výběrem přednášejících, ale i témat. Až na jednoho externího řečníka musím konstatovat, že lidé z K2 i jejich spolupracující hosté byli skutečně na úrovni. A pokud někdo šel na tento seminář s tím, že by si chtěl systém pořídit, dostal spoustu potřebných informací, které mu mohly pomoci se rozhodnout. Milan Loucký Foto: Ivana Strasmajerová
