Společnost TEREA Cheb vznikla
jako společný podnik města Cheb
a německé společnosti Niederrheinische
Gas- und Wasserwerke
Duisburg GmbH s cílem získat
prostředky na obnovu a transformaci
městského systému zásobování
teplem ze systému spalujícího
uhlí a těžký topný olej na systém
využívající zemní plyn.
Díky finančnímu příspěvku od
ministerstva životního prostředí
SRN došlo k přestavbě 20 kotelen
spalujících uhlí a těžký topný olej
na kotelny spalující zemní plyn
s kogenerační výrobou elektrické
energie. V rámci přestavby byla také
provedena celková rekonstrukce
distribučního systému tepla v celkové
délce 12 km. TEREA investovala
do obnovy 84 domovních stanic
a ve všech zásobovaných objektech
dokončila instalaci 18 000 termostatických
ventilů.
Společnost má tři hlavní pilíře činnosti.
Těmi jsou výroba a distribuce
tepla, dále stavby, doprava a údržba
bytového fondu a v neposlední řadě
také správa nemovitostí pro obce,
družstva a společenství vlastníků. Od
svého vzniku používala několik vzájemně
neprovázaných programů, které
samostatně řešily účetnictví, majetek,
mzdy, dopravu, agendy spojené s distribucí
tepla a další subsystémy. Ze
všech programů probíhal export do
účetnictví, ve kterém se následně přijatá
data zpracovávala. Tyto aplikace
vznikly buď přímo ve společnosti nebo
jejich autory byli lokální dodavatelé.
Roztříštěnost a také skutečnost, že
všechny aplikace byly provozovány
v zastaralém operačním sytému MS
DOS, vedly společnost k rozhodnutí
pořídit si informační systém, který by
uvedené nedostatky odstranil.
Požadavky na nový IS byly: Integrace
subsystémů, komplexní ERP
řešení podporující strukturu firmy,
výrazné zlepšení práce s prvotními
doklady.
Po prvotním průzkumu trhu informačních
systémů v České republice
začala TEREA jednat se společností
K2 atmitec KV z Karlových Varů,
dodavatelem Informačního systému
K2. V roce 2004 pak byla ve spolupráci
s touto společností realizována
studie proveditelnosti. Po celou dobu
jednání, přípravy studie proveditelnosti
i analýzy byl Informační systém
K2 podrobně porovnáván s informačním
systémem SAP, který používá
centrála společnosti v Německu.
V červnu 2005 byla nakonec podepsána
implementační smlouva se
společností K2 atmitec KV. V ní byly
definovány tři fáze implementace.
V první fázi byla implementována
část „Stavby a údržba bytového fondu“.
Počátek realizace projektu byl
v listopadu 2005 a ostrý start v lednu
2006.
Po úspěšném předání první fáze
následovala druhá, zaměřena na propojení
specializovaného softwaru
správy nemovitostí s IS K2. S tím
souvisela také integrace téměř dvou
set samostatných účetnictví pro společenství
vlastníků spravovaných
společností TEREA do IS K2. Tato
fáze implementace byla nejkritičtější.
Druhá fáze, jejíž součástí byla i část
agend ze stavební činnosti, a to agenda
dopravy, byla předána do ostrého
provozu v březnu 2007.
Na předání druhé fáze ihned navazovala
poslední fáze, ve které byly
vyvíjeny a implementovány funkcionality
související s výrobou a distribucí
tepla. Součástí třetí fáze byl
i testovací provoz v posledním čtvrtletí
roku 2007. I v tomto období se
program ještě hodně upravoval a probíhala
např. také konverze výstupů
z měřidel tepla do IS K2. Termín
ostrého provozu 1. ledna 2008 byl ale
úspěšně dodržen.
Přínosy Informačního systému K2
pro společnost TEREA hodnotí Jan
Mrázek takto: „Podařilo se sjednotit
dosavadní roztříštěné subsystémy do
jednoho komplexního IS, který dokáže
vyřešit i oblast výroby a distribuce tepla,
což bylo naším prvotním záměrem.
Zvýšila se také zastupitelnost jednotlivých
zaměstnanců. Všichni nyní máme
online k dispozici potřebné informace,
kdykoliv je potřebujeme. Považuji za
důležité také to, že se díky IS K2 změnil
pohled celé firmy na možnosti a využití
IS. Dříve byl hlavní cíl „vyfakturovat“.
Dneska se více zabýváme analýzami,
porovnáváním s historií, zajímají nás
reporty a sestavy, manažersky vyhodnocujeme.“
Společnost TEREA se v dubnu
2009 začala zabývat oblastí importu
elektronických faktur do IS K2.
V této souvislosti bylo nutné jednat
s větším počtem různorodých subjektů,
což vyžadovalo velkou energii
do komunikace s dodavateli. Dalším
tématem, kterým se chce v budoucnu
zabývat, jsou dálkové odečty
z měřicích přístrojů a výhledovým
tématem je i napojení na geografický
informační systém (GIS), a to zejména
v návaznosti na předpokládanou
budoucí legislativní úpravu, kde se
počítá s povinností evidence rozvodů
a jejich zanesení do GISu.
Pohled implementátora:
IS K2 měl za cíl pokrýt činnosti
všech čtyř středisek společnosti,
z nichž každé provozuje jinou ekonomickou
činnost, a nahradit tak několik
dosavadních systémů. Vzhledem
ke komplexnosti řešení byla implementace
IS K2 rozdělena do tří fází
– v první fázi byla implementována
ekonomika, evidence majetku
a agenda střediska staveb, ve druhé
fázi pak správa nemovitostí, personalistika
a doprava. Aby bylo možné
zajistit dokonalou přípravu jak na
straně implementátora, tak na straně
společnosti TEREA, byla v poslední
fázi implementována klíčová oblast
– výroba tepla.