Sdílená pracovní místa, home office či různé typy úvazků proměnily ve firmách pojetí pracovního režimu prakticky k nepoznání. Dokonce i ve společnostech, kde se tyto možnosti zatím jen nesměle zabydlovaly, urychlila jejich zdomácnění epidemie koronaviru. Zaměstnavatelé proto ve větší míře potřebují sofistikované personální systémy, které svou komplexností dokážou pokrýt celý pracovní cyklus zaměstnance se všemi jeho individuálními potřebami. A to odkudkoliv. Základem každého HR informačního systému jsou nástroje pro vypsání výběrového řízení, evidenci docházky či výpočet mezd, avšak mnohé systémy obsahují i agendu nadstavbové personalistiky, jako například správu benefitů, hodnocení, vzdělávání, GDPR a třeba i evidenci pracovních pomůcek a BOZP. Personální systémy ale bývají modulární, což znamená, že si každý zaměstnavatel může vybrat přesný rozsah funkcí, které bude potřebovat a využívat. „Velcí zákazníci mívají potřebu v HR systému řešit oblast své organizační struktury a systemizace. Těm, kteří mají vyšší f luktuaci pracovníků, může velmi pomoci funkcionalita z oblasti náboru zaměstnanců a organizace výběrových řízení. Mnoho zákazníků také žádá funkcionalitu z oblastí plánování a řízení vzdělávání zaměstnanců a stále žádanější a využívanější je i modul pro hodnocení pracovníků,“ popisuje Aleš Kostrhoun, obchodní ředitel divize Mzdové a personální systémy ze společnosti Vema, a dodává, že mezi specifické požadavky zákazníků z oblasti výroby či zdravotnictví jednoznačně patří funkcionalita pro plánování směn, plánování a evidence výkonů, hodnocení zaměstnanců a návazné rozdělování odměn. Ze zkušeností Ondřeje Kolaříka, ředitele divize Delivery ve společnosti Elanor, vyplývá, že v kancelářských oborech je důležité, aby bylo možné zaměstnance zapojit do agendy. „Například jim umožnit spravovat svá osobní data, uzavírat docházku, žádat o dovolenou se schválením nadřízeného, zažádat o cestovní příkaz či si zobrazit výplatní lístek.“
Pandemie ukázala, že mnoho věcí může fungovat jinak
Jednou z funkcional it, kterou zaměstnavatelé po personálních systémech v poslední době požadují, jsou nástroje na elektronizaci dat. Mohou tak ušetřit značné množství papíru, čímž se snižují náklady a zároveň šetří i životní prostředí. „Nicméně samotná pandemie odstartovala tlak na vyšší elektronizaci prakticky všech agend. I tam, kde bylo dříve nutné podepisovat a obíhat dokumenty fyzicky, je nyní možné celou řadu procesů zcela elektronizovat. Například jde o agendy povyšování, změny platu nebo žádosti o různá potvrzení či dokumenty obecně. Jedním z vrcholů elektronizace je agenda ročního zúčtování daně, kde si zaměstnanec na HR portálu sám vyplní prohlášení poplatníka a zažádá o roční zúčtování, případně o potvrzení příjmu. Přihlásit se může z pohodlí domova a zaměstnancům HR oddělení odpadá administrativa, která je s tím nedílně spojena,“ pokračuje Ondřej Kolařík. Mnoho firem také začalo více využívat vzdálenou práci v HR systémech, a přesunulo proto svá data a provoz do cloudu. Podle Aleše Kostrhouna se v době, kdy řada zákazníků masivně využívala home office, rovněž významně zvýšila poptávka po správě docházky z mobilních telefonů pomocí speciální aplikace. „Boom jsme zaznamenali rovněž v oblasti poptávek po bezpečném doručování výplatních lístků, buď formou e-mailu obsahujícího šifrovaný PDF soubor, nebo do mobilní aplikace na chytrém mobilním telefonu,“ dodává. S podobnými požadavky se setkal i Petr Panec, obchodní ředitel společnosti Oksystem. „Pandemie jenom urychlila otevírání firem vůči novým postupům. Dříve byl HR systém v řadě firem držený uvnitř a uživatelé neměli přístup z domu nebo mobilu, i když to náš systém umožňuje bezpečně již několik let. Tyto překážky byly spíše organizační a umělé. Najednou velmi rychle padly, protože celé firmy pracovaly z domu.“ Oslovení odborníci se však shodují na tom, že nezaznamenali vyloženě specifické požadavky zákazníků, související se změnami pracovních režimů, které by se nedokázaly vyřešit vhodným nastavením dosavadní funkcionality. Jedinou výjimku v tomto tvoří legislativní změny, které byly přijaty v souvislosti s pandemií. „Snažili jsme se aktivně reagovat na nové podmínky a ihned jsme uvolnili novou verzi tak, abychom podpoři li změny v ošetřovném a e-neschopenkách. A také podporu zaměstnavatelů, kteří se rozhodli čerpat státní podporu na mzdové náklady v rámci programu ANTIVIRUS. Všechny tyto úpravy získali naši zákazníci v rámci standardní podpory,“ vysvětluje Petr Panec a dodává, že firmy nově distribuují odpovědnost i důvěru do nižších úrovní řízení i na konkrétní zaměstnance. „Převádějí základní HR operativu samoobslužně přímo na vedoucí nebo zaměstnance. Systém v takovém případě zajišťuje dodržování pravidel a legislativy a umožňuje pracovat odkudkoliv včetně řízení pracovní doby.“ Způsoby práce s HR systémy, které se otevřely v období pandemie, se osvědčily, a tento nastolený trend se tak pravděpodobně přenese i do budoucnosti. Lze proto očekávat, že se ještě zintenzivní využívání webových klientských aplikací, mobilních klientských aplikací, řízení vnitrofiremních procesů s využitím workflow, elektronizaci procesů či automatizace rutinních úkonů. „Také se domnívám, že můžeme očekávat i pokračování odklonu o provozu systémů v lokálním prostředí na vlastní IT infrastruktuře a přesun jejich provozu do cloudového prostředí v datovém centru, formou služby,“ zamýšlí se nad budoucností Aleš Kostrhoun.
Pojetí smyslu docházkového systému se změní
Zejména s nárůstem home office se mění i agenda evidence docházky. Evidenci pracovní doby ukládá všem zaměstnavatelům legislativa, ale forma samotná už závisí na zaměstnavatelích samotných. Elektronizace a přístup k moderním technologiím by mohla vést k tomu, že její zpracování bude efektivnější pro zaměstnance i pro vedoucí pracovníky. Její význam se tedy přesune z roviny legislativní spíše do roviny efektivního plánování. Protože podle Petra Pance už dávno nemá docházkový systém represivní charakter. „Pandemický pracovní režim naopak ukázal, kolik firem umí natolik efektivně monitorovat práci zaměstnanců, že s klidem může přejít na plnou práci z domova. Lpění na docházkovém systému není o kontrole odpracovaných hodin, ale o vyhodnocení efektivity práce, o zajištění ochrany zdraví zaměstnance a o tom, jak sladit provozní požadavky zaměstnavatele a soukromí i rodinný život zaměstnance.“ Personálním systémům nedají spát ani neustále se měnící zákony, které se týkají zaměstnanosti, a každá případná další změna vyvolává požadavek na její včasné zapracování. To znamená, že v problematice se musí orientovat i zaměstnanci firem, které tyto systémy zákazníkům nabízejí. „Našim zaměstnancům bude třeba pomoci, aby si udrželi krok s tempem, se kterým ke změnám dochází. Proto pro ně organizujeme pravidelné semináře a uživatelům z řad našich zákazníků pak nabízíme i řadu školení, aby byli v obraze,“ pokračuje dále Aleš Kostrhoun, jehož slova na závěr doplňuje Ondřej Kolařík z Elanoru. „Nejen daňové změny, ale i legislativa a požadavky plynoucí například z kolektivních smluv jsou pro nás dlouhodobým závazkem a náš systém se snaží držet krok. Právě proto se nyní důkladně připravujeme například na změnu týkající se hodinové dovolené.“ /Kristina Kadlas Blümelová/
