Digitalizaci si mnoho lidí představuje pouze jako převádění papírových dokumentů do elektronické podoby či v lepším případě propojování některých dat z excelu a jiných souborů. Existuje mnoho definic digitalizace a také mnoho jejích podob. V principu jde ale především o změnu myšlení. To bývá paradoxně také jednou z hlavních překážek. Proč měnit zavedené systémy, když dlouhá léta fungovaly? Třeba proto, že dokážou zefektivnit chod firmy, ušetřit čas a některé zbytečné či opakující se činnosti nahradit. Na administrativních pozicích to může být více než polovina současné agendy. Software může lépe „domýšlet“ některé nuance, které manažeři často opomíjejí. Příkladem je vedení zakázek. Na projektu pracuje tým lidí, každý za jinou hodinovou sazbu i s různou aktivitou a efektivitou. Často bývá obtížné sledovat a vyhodnocovat reálné náklady (zejména související s lidskými zdroji), které s projektem firma má. Digitalizace může nejen usnadnit předávání či sdílení informací v týmu, ale také sledovat a vyhodnocovat, kdo je jak efektivní. V poslední době tolik využívaný home office je další z oblastí, kde digitalizace může nabídnout pomyslnou pomocnou ruku. Hlídat efektivitu zaměstnanců při práci doma je bez ní takřka nemožné. Přes personální softwary a aplikace lze řešit vše od náborových pohovorů, on- -boarding procesů, přes vedení personální agendy po systém mezd, včetně výpočtu pohyblivé složky platu v závislosti na reálné efektivitě práce. S HR také souvisí často se měnící interní předpisy, které se v mnoha firmách neřeší zrovna ideálně. Někdy je jich mnoho, jindy málo, nejsou vzájemně provázány a všichni zaměstnanci dostávají všechno, aniž to pro svou práci potřebují. Řešením je outsourcing na odborného dodavatele s využitím kvalitních digitálních nástrojů. Ty pomohou zajistit bezpečnost a zvýšit efektivitu práce. Digitální datové výstupy jsou pak neocenitelné i pro mnoho dalších rozhodovacích procesů ve firmách. „Češi často deklarují objem vykonané práce, a nikoli její výsledky. To dlouhodobě snižuje naši konkurenceschopnost. Pokud digitalizace povede k přesunu lidských zdrojů na práci s přidanou hodnotou, pak jde jednoznačně o pozitivní trend,“ myslí si Lucie Češpivová, předsedkyně představenstva společnosti SMA, která se digitalizací back-office procesů zabývá. Pokud se firma bez ohledu na svou velikost či obor podnikání rozhodne pro digitalizaci a mentálně přenastaví svůj chod, alespoň nějaká návratnost investic se většinou objeví již v prvním roce. Pochopitelně čím déle a komplexněji je využívána, tím více dokáže ušetřit prostředky či zvýšit zisky. /mm/
