ERP systém dokáže poskytovat důležité informace pro rozhodování firem a zajistit integraci a automatizaci mnoha jejich procesů. Výsledkem je efektivnější fungování takových společností a snižování jejich nákladů. Rozhodující je výběr správného systému a vhodného dodavatele, a vytvoření takových podmínek, které umožní přesnou analýzu, bezproblémovou implementaci i další následný rozvoj systému. Jiří Traxler
ERP systém již dávno není jen jakýmsi neurčitým pojmem, pod nímž si mnoho vedoucích pracovníků představovalo automatickou „samospásnou“ integrovanou aplikaci, která zohlední veškeré aspekty jejich agend a vyřeší za ně všechny pracovní problémy. Kvalitní ERP systém lze označit za sadu sofistikovaných nástrojů schopných poskytnou svým uživatelům relevantní informace pro jejich rozhodování a zároveň plnit automatizované rutinní procesy, do jejichž běhu není efektivní ani efektní zapojovat lidské myšlení v jeho komplexnosti. Klíčovou otázkou pro každého zájemce zůstává, jak vybrat ten správný systém. Další neznámé pak mohou představovat kritéria výběru vhodného dodavatele, záležitost potřebných zdrojů či schopnost dané společnosti zvládnout náročný proces implementace. Ten je možné provést samostatně, ale lze ho také outsourcovat prostřednictvím třetího subjektu, který zajistí vedení projektu a samotnou integraci zvoleného systému. Nebojte se ptát Aktuálně lze na trhu se softwarovými produkty narazit na stovky firem různé velikosti, oborového zaměření a cenových relací. Samotná cena by však rozhodně neměla být tím rozhodujícím vodítkem pro volbu vhodného dodavatele ERP produktu. Při výběru je vhodné zkoumat dodavatelskou společnost, její zázemí, počet zaměstnanců, procentuální podíl na trhu a v neposlední řadě i dobu působení v daném segmentu. Pro lepší orientaci i během samotného výběru platí jedno velmi důležité pravidlo: Ptejme se, ptejme se, ptejme se! Ať už v rámci obchodního jednání či při navazující analýze procesů, která slouží jako příprava pro nasazení systému do prostředí společnosti, je nezbytné se neustále ptát. Žádná otázka není nevhodná či „hloupá“. Největší nedorozumění a následné spory vznikají z nedostatku informací, jak který systém konkrétní oblast řeší, jak je architektonicky postaven, zda je možné následně doplňovat a přidávat funkcionalitu v rámci přizpůsobení na míru pro daného zákazníka… Při výběru nového ERP systému vznikají nejrůznější předpoklady a očekávání. Právě předpoklad či očekávání jsou samy o sobě mezi systémovými integrátory vnímány jako „pojem“ a zároveň jako jedno z největších úskalí celé implementace. Neboť nenaplněný předpoklad vede logicky ke zklamání a následně i ke ztrátě důvěry mezi partnery. Najměte si specialistu Pomineme-li výběrové řízení, lze samotnou integraci systému rozdělit na tři základní fáze – analytickou (přípravná), implementační a postimplementační (dohledová či rozvojová). První fáze slouží k vyjasnění si pocitů, názorů, předpokladů a ke stanovení finálního zadání, které následně musí být dodavatelem realizováno. V analytické fázi se detailně rozkrývají konkrétní potřeby a specifika kladená na pořizovaný systém. Stanovují se mezníky a hranice, upřesňuje míra odpovědnosti, definuje závazný časový a finanční plán. Velmi vhodnou metodikou ke zvládnutí celého procesu je jednotnost, konkrétně jednost vedení projektu samého. Vždy je velkou výhodou, pokud společnost disponuje erudovaným pracovníkem, který se věnuje integraci nového systému od počátku až do zdárného konce. Model s roztříštěným zadáním bez jednotícího konceptu, kdy každý pracovník či oddělení hájí své vlastní zájmy, často bez ohledu na ostatní kolegy, oddělní a celkový přínos pro firmu, celý proces zásadním způsobem komplikuje a často vede k negativnímu výsledku. K eliminaci těchto jevů slouží právě jednotnost vedení projektu, neboť hodnotí potřeby a postupy v rámci celkového zájmu firmy a v celém kontextu. Společnosti ale mnohdy nedisponují vlastním vhodným člověkem pro řízení projektu a nechávají správu všech úkolů na dodavatelské firmě samé. V takovém případě jsou ve hře dvě základní rizika. Jednak tím firma dodavateli poskytuje mimořádná privilegia a zároveň hrozí, že se bude dodavatel v dobré víře snažit přizpůsobit firemní toky čistému standardu daného systému. Tím může dojít k ohrožení realizace a prosazení specifických postupů a potřeb zadavatelské společnosti. Vhodnější formou řešení dané situace je najmutí si externí společnosti, která se specializuje na vedení IT projektů. Zadavatel tak získá nadhled a kontrolu nad průběhem implementace, a to jak nad vlastními zaměstnanci, tak i nad dodavatelskou firmou. Potřeba externího vedení projektu může zdánlivě vyznívat jako výrazně nákladová položka, avšak praxe ukazuje, že tímto postupem lze efektivně snižovat potřebně zdroje jak v rovině finanční, tak zejména časové. Navíc vstup externího know-how je vždy vítanou devizou. Nepodceňujte testování Druhou fází je pak samotná implementace, kdy se noví uživatelé seznamují s funkcionalitou, testují se převody datové základny, ladí úpravy v testovací a kontrolní dny. Jejich cílem je ověření připravenosti obou stran k finálnímu zprovoznění systému a zahájení práce v rutinním běhu. Jako nejdůležitější a nejpřínosnější z celé části lze oprávněně hodnotit právě testovací a kontrolní dny, kdy je obsluha i systém konfrontována s praktickým ověřovacím během a simulací reálného provozu. Tímto způsobem se lze vyhnout mnoha úskalím. Je stále čas na finální rozhodnutí o termínu ostrého rozběhu nového systému, je možné upravit dle nových požadavků funkcionalitu či doškolit obsluhu tak, aby náběh do rutiny byl co možná nejhladší. Třetí dohledová fáze nastupuje spolu se zahájením rutinního provozu, kdy jsou pod dohledem dodavatelské firmy získávány první relevantní údaje. Dohled je zvýšený především na počátku dané fáze a ve chvíli, kdy je společnost vlastními prostředky schopna řádného provozu, se postupně snižuje. Dohledovou část je velmi vhodné rozšířit i po zavedení systému do rutinního užívání formou pravidelných konzultačních schůzek, například jednou až dvakrát do měsíce, a to naprosto z pragmatického důvodu. Teprve ve chvíli, kdy obsluha začne naplno pracovat se systémem, je schopná využívat jeho další možnosti, a daleko přesněji specifikovat své potřeby a požadavky. Systém je „živým organismem“, který je neustále rozvíjen dodavatelem, bez jehož aktivního přístupu by nová funkcionalita zůstala nepovšimnuta. Jedním z nejméně vhodných scénářů je pak ustrnutí a zakonzervování stavu řešení a rozvoje systému v rutinním stavu, v jakém jej zanechal systémový integrátor. Shrneme-li velmi stručně obsah a zdůrazníme- li základní hesla, pak platí: Ptejme se, přeměňme očekávání a předpoklady v jistotu, nepodceňujme testování a praktická cvičení a nebojme se přizvat erudovaný externí zdroj k zajištění kvalitního výsledku.