Skutečnost, že se dnešní firmy – ty z oblasti výroby zejména – již neobejdou bez podpory informačního systému, je již obecně známá. Podívejme se však podrobněji na možnosti plného využití přínosů nového informačního systému, ale i na rizika a úskalí při jeho nasazování. Jan Mlejnský; vedoucí oddělení systému HELIOS Safír ; Asseco Solutions, a. s.
Zaměříme se především na technicko-výrobní oblasti, které jsou většinou také prioritní při volbě systému. Pro přehlednost se soustředíme na oblasti s největším potenciálem zlepšení a také s největšími riziky. Jak na procesy Moment zavádění nového systému vždy láká k frontálnímu předělání stávajících procesů. Je dobré si na začátku uvědomit, že v žádné firmě není vše ideální, ale také není vše špatně. Určitě je třeba, aby procesy byly zrevidovány (nejdůkladněji ty nejstarší) a roztříděny na dobře nastavené, občas skřípající a na ty nevyhovující (či neexistující). procesů: • sladění vzájemně návazných procesů – především mezi odděleními • menší, přehlednější a pružnější administrativa • zmapování, co vše se vlastně ve firmě děje • příprava pro stanovení kontrolních bodů v jednotlivých odděleních Možná rizika revize/změn procesů: • uživatelé nevezmou nové nastavení za své a budou používat staré nebo pomocné agendy • změna zaběhlého a dobře fungujícího procesu – často může způsobit jeho nižší produktivitu • přístup pracovníků „nechci změnu, protože vše nové je špatně“ • obava z nahraditelnosti (ztráty pozice) vedoucí k umělému zesložitění procesu
Ideální je vytvořit procesní model činností v jednotlivých úsecích firmy a sestavit z něj model celopodnikový. Někdy se používá obrácený postup, jeho riziko je však v tom, že je možné leccos přehlédnout. Chceme-li dosáhnout kvalitního výsledku, je nutné, aby přístup zainteresovaných pracovníků byl ve znamení naprosté otevřenost. Prioritním předpokladem je vytvořit realizační tým z pracovníků, kteří znají nejen procesy „veřejné“, ale i ty nesystémové. V rámci řešení situace lze tvořit již výsledný model přímo na základě zjišťovaných skutečností a jejich umístění do cílové vize. V některých případech bývá praktické (především pro následné použití pro širší plénum pracovníků) vytvořit i model stávajícího fungování firmy, aby bylo přehledně vidět, čeho se změny budou nejvíce týkat. Obecně platí, že je nejproduktivnější vytvořit relevantní metriky pro porovnání stávajícího a budoucího stavu. Je to přehlednější pro zadání realizace změn a samozřejmě také pro snadnou kontrolu, zda bylo dosaženo cílového stavu. Technologická oblast – podrobně normovat nebo odhadovat? Oblast technologické přípravy výroby trpí čím dál více nedostatkem doplňování odborných pracovníků novými přírůstky v týmech. Ruku v ruce s tím vyvstává potřeba tuto oblast řešit za pomoci podpůrných nástrojů. Vždy samozřejmě nejvíce záleží na druhu výroby a strojním vybavení firmy. Jiné potřeby má zakázková výroba, jiné opakovaná a opět jiné sériová výroba.
Jednou z možností zlepšení je přebírat normy/ časové odhady z již proběhlých stejných nebo podobných zakázek – to je pole na kterém správně nastavený informační systém umí velmi pomoci s produktivitou zjištění informací. Další možností jsou integrované nástroje na tvorbu norem přímo v systému. Lze také využít moderní možnosti přebírání norem přímo z CNC výrobních strojů, dle jejich naprogramování. Často opomíjenou bývá oblast rámcových/ tabulkových normativů, kdy se výsledná norma stanovuje jako součet obvyklých časů pro podobné operace. Při jejím použití se sice nedosahuje 100% přesnosti, je to ale vyváženo mnohem větší rychlostí stanovení normy. V této oblasti stojí přínosy a rizika často proti sobě a je lepší vyzkoušet a vyhodnotit přínosy různých principů, než dopředu udělat (možná nesprávná) rozhodnutí. Pro odlehčení tématu bych měl uvést, že jsme neřešili technologické postupy typu „vyrobit dle výkresu“ bez stanovení normy či textu technologické operace. Sledování a řízení výroby Kdo by nechtěl mít v kterémkoli okamžiku úplný přehled o stavu rozpracované výroby? V této oblasti umí moderní informační systémy zajistit velmi přínosná řešení. V dnešní době již běžně nasazované evidence odpracovaných časů v on-line režimu jednicovými pracovníky (případně s minimálním zpožděním) otevírají velké možnosti pro sledování, vyhodnocování a řízení.
Potenciální přínosy: • okamžitá informace o stavu výroby/ zakázky • průběžné hlídání nákladové stránky Součástka/Sestava/Zakázka/Projekt • hlídání produktivity pracovníků • odhalení prostojů způsobených na úrovni dílenského řízení • statistiky vytíženosti/přetíženosti pracovišť v dlouhodobém pohledu – podklad pro investování • úspora času „přepisovacích a sčítacích“ pracovníků • možnost instalování informačních stavových tabulí na dílně • vhodné prostředí pro výkonové motivování pracovníků Možná rizika: • při nevhodném nastavení zbytečné pobíhání/ prostoje pracovníků • v kombinaci s nepřesným normováním menší přínosy pro vyhodnocení
V mnohých firmách jsou přínosy nasazení informačního systému právě v této oblasti nejmarkantnější. Přestože technologie pokračují mílovými kroky, oblast výroby bývá mnohdy uměle „chráněná“ před novinkami, které by ji mohly zefektivnit. Mnohdy je to dáno setrvačností nastavení (ne)řízení. Argumentace „pracovníci to nezvládnou“ je skutečně v dnešní době nemyslitelná. Kapacitní plánování – realita, nebo sci-fi? Správně plánovat s maximálním využitím všech disponibilních zdrojů (stroje, lidé, materiál, prostory…) je snem nebo v lepším případě cílem většiny výrobních podniků. Bohužel v mnohých případech podniky již učinily i několik pokusů o realizaci a jemně řečeno: „ne každý pokus přinesl posun vpřed“. Kde hledat hlavní úskalí? Důvodů, či možná spíše výmluv, je v této oblasti široké spektrum. V praxi se ukazuje, že projekty s milionovými investicemi do softwaru umí skončit mnohdy stejně špatně jako mnohem menší investice. Kámen úrazu je téměř ve sto procentech ve výsledku nezdařilých případů v lidech. Pro úspěšnou realizaci je zapotřebí minimálně tří fungujících rovin. Nejdříve musíte mít plánovače, který minimálně rámcově zná konkrétní výrobu a její obvyklé limity. Druhým předpokladem je, že se zavádění děje pod přímou záštitou (podporou) vedení. Tímto přístupem lze eliminovat velmi pravidelně se vyskytující „házení klacků do cesty“, aby se plánování nezavedlo. Plánování je oblast, která se ve svém důsledku dotýká a prolíná téměř se všemi ostatními oblastmi a generuje tak mnoho příležitostí ke vzniku třecích míst mezi pracovníky. Především pokud zavádění kapacitního plánování vyžaduje změny v jiných oblastech. Poslední, ale neméně důležité, je doporučení postupného zavádění např. po jednotlivých dílnách či provozech, aby zavádění mělo hladký a především lidsky zvládnutelný průběh. Zásobování – to není jen zajišťování potřeb! Nákup materiálu a nakupovaných dílů má svá zažitá pravidla. Ve většině výrobních podniků prochází rukou obchodníka nákupu nemalé finanční prostředky. Samozřejmostí je, že se obchodníci v každém jednotlivém případě snaží vyobchodovat co nejlepší podmínky nákupu. Je to ale jediné, co mohou z pohledu úspor udělat? V případě, že svoji agendu řeší za pomoci informačního systému, a ne jen „papírových žádanek“, otevírají se jim okamžitě další možnosti. První, nejjednodušší optimalizací je kumulování nákupů v čase s vyjednáním lepších podmínek za větší odběry. Využívá se možností systému naplánovat nejen okamžitou, ale i výhledovou potřebu (např. na zakázky, které se teprve připravují do výroby). Další možností, kdy systém může pravidelnými výstupy nasměrovat obchodníka, je globální bilance objemu odběrů přes všechny sortimenty vůči jednomu dodavateli. Využití pro argumentaci o celkové objemové bonitě se již přímo nabízí. Často opomíjenou oblastí je vytipování nakupovaných položek, které protékají ve velkém počtu. U těchto položek i minimální úspora na jednotkové ceně
Potenciální přínosy: • návrhy sloučení objednávek v čase či přes zakázky • stanovení přímých přínosů pracovníků nákupu a navázání hmotná motivace • přesné podklady a sledování pro zavedení hmotné motivace Možná rizika: • schovávání ne úplně dobrých činností za fiktivní důvod – velký průtok dat, mnoho objednávaných položek na poslední chvíli • při kumulovaných objednávkách nebezpečí nadměrného zvýšení skladových zásob • neochota pracovníku dělat činnosti novým způsobem a přemýšlet nad rámec základních požadavků
Oblast skladů – motivace či nevšímavost? Setkáváme se s poměrně rozšířeným názorem: „sklad je jen sklad a co chcete řešit víc?“. To je však jednoznačně krátkozraký pohled, protože i v této oblasti se jistě dá dosáhnout úspor. Nebudeme zde rozebírat rozhodování o zavedení různých automatizovaných zakladačových systémů ve skladech, to by si vyžádalo samostatný článek. Pojďme se podívat na možnosti běžného skladu. Potenciální přínosy: • zužitkování zbytků = úspora materiálu • vychystávání a příprava materiálu šetří čas jednicových pracovníků • vyřazení či zužitkování „ležáků“ na skladě Možná rizika: • při vysoké operativě a změnách v dokumentaci vychystávání příliš předem je třeba dělat/kontrolovat vícekrát Nezanedbatelným prvkem každého skladu jsou zbytky materiálu a jejich (ne)evidence. Vhodně nastaveným informačním systémem lze i tuto agendu mít přesně zachycenou v evidenci. Pokud však na tuto evidenci nenavazuje její vytěžování jak z pohledu pracovníků nákupu tak pracovníků výroby, bývá to jen evidence pro evidenci. Snad jedině proto, aby se z firmy nic neztratilo. Zajímavým jednoduchým a přesto efektivním způsobem bývá zainteresování pracovníků skladu na zužitkování zbytků. Za pomoci informačního systému znají v předstihu budoucí potřeby výdeje materiálu a mohou je pokrýt ze zbytkových zásob a tím ušetřit nakupovaný materiál. V případě, že se potřeby materiálů částečně pokryjí ze zbytkových zásob ještě před jejich zajištěním objednávkou u dodavatele, je proces nejproduktivnější. Pracovníci skladu mohou pomoci i v oblastech, které sice má řešit již nákup, ale ne vždy jsou vyřešeny optimálně. Indikace „skladových ležáků“ je jednou z disciplín, které skladník většinou vnímá podvědomě automaticky. Je vhodné na tuto informaci napojit další dění, které obdobné položky buď využije do zakázek jako náhradní materiál nebo jej vyřadí ze skladových zásob. Zlepšovat lze neustále Co říci závěrem? Nasazení nového informačního systému, nebo i jen zlepšení využití stávajícího systému, vynáší na povrch mnoho zajímavých témat k řešení. Nelze jednoznačně říci, odkud se vyplatí začít, velmi to záleží na konkrétních podmínkách v podniku. Doporučujeme využít vědomostí odborných pracovníků dodavatele informačního systému, kteří dokáží se na problematiky podívat s větším odstupem a navrhnout nápaditá přínosná řešení. Jisté je jedno: „Zvyšovat přínosy informačního systému a s tím zlepšovat procesy ve firmě lze neustále.“